MDFとは？オフィス担当者が知っておくべき知識総まとめ

公開 2021.08.21 更新 2023.09.21

オフィス運用でMDFに関わるリスクと対策
まとめ

オフィス運用でMDFに関わるリスクと対策

オフィスの通信設備を整えるにあたり、MDF起因でリスクとなりうる部分について解説します。MDFはビルのオーナーの所有物であるため、オーナー起因でトラブルになる可能性が僅かながらあるほか、事前の手配が不十分であり工事を行うことができない可能性なども考えられます。

考えうる代表的なトラブルや、それを回避するポイントについて解説します。

MDFに空きがなく、配線工事を行うことができない

MDFは建物で共有の設備であり、他のテナントの利用状況によっては空き設備がなく配線工事が行えないようなケースがあります。

実際はオフィスビルにおいては全てのテナントが一定の通信設備を備えられるようMDFが手配されているのが基本です。

しかし、状況によっては他のテナント、もしくは自社において通信回線を多く手配する必要がありMDFの空き状況にイレギュラーが発生してしまうケースや、オーナー側で理解が不足しており、必要なMDFの空き状況が確保されていないケースなども全く想定されないわけではありません。

可能性としては低いですが、万が一このような状況に直面した場合、対策を行ったり代替案を講じるのにも時間やコストがかかるケースがあります。

対策としては、工事を計画している段階からMDFの不足などを起因とするトラブルが起こりえないよう状況を予め確認しておくことが挙げられます。

調整不足によりMDF室に工事業者が入ることができない

MDFはオーナー側で鍵をかけ、テナント入居者側には必要な場面を除いて触らせないケースも少なくありません。

配線工事などMDFを入居者側で手配した工事業者によって操作する必要がある場合、事前にオーナーや管理を委託されている業者に確認を取り、鍵を空けておいてもらう手配を行う必要があります。

入居者側でそれを失念していると、予定日当日になって鍵が開かない、管理会社にも連絡がつかない、といったような状況に陥ってしまい、当日工事を行うことが出来なくなってしまうリスクがあります。

入居者起因のミスにより後日再工事となってしまった場合、追加費用がかかるだけでなく、予定していた工事内容によってはその工事を行えないことが業務に大きな支障を及ぼす可能性も考えられます。

オーナー、管理会社への連絡が入居者側にとって必須のタスクであることを理解した上で対応するように心がけることと、万が一工事のトラブルがあった際のリスクヘッジもしておくことが望ましいです。

オーナーが許可を出さず、MDF室に工事業者が入ることができない

ごく稀ではありますが、オーナーが特定の通信業者や工事業者などを嫌って当該業者の工事に対して正当な理由なく許可を出さず、MDFの工事を行うことができないといったトラブルが実際に起こっています。

オーナー側で利用可能な業者を指定し、契約を定めている場合などを除いてはオーナー側のこういった対応は認められるものではありませんが、現実問題として当日オーナーからＭＤＦ室の鍵を預かることが出来なければ工事を行うことができず、業務に支障が発生するリスクがあります。

また、このような状況に際しての再手配の費用は理屈の上ではオーナー負担となるべきものですが、こういった対応を取るオーナーからは回収ができず、テナント側で支払わなければならないようなことも想定されます。

こういったトラブルはオーナーが法人、とりわけ大手企業の場合は通常起こりえないものですが、個人が所有しているオフィスビルにおいて実際に起こっています。

事前のトラブル回避策としては、オーナーに事前に工事の詳細も伝えた上で許可を取るなどの対応が考えられます。

とりわけ、個人オーナーが何らかの工事を行う際にトラブルになりうる人物であることが予見できる場合、事前の確認はさらに重要になります。

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IDFから占有スペース宅内までの配管がない

工事当日になっていざ引き込みを行おうとしたところIDFからオフィス宅内までの配管がなかったり、老朽化していて工事が行えないというようなケースがあります。

このような場合、そもそも付帯工事による追加費用は避けられませんが回線の引き込み工事が行えなかった分に関しても不要に多重で発生するコストとなってしまいます。とりわけ、築年数の古い建物において起こりうるトラブルであるため、配管の手配を行う前に現地調査を行い、必要であれば配管工事よりも事前に付帯工事の手配を行うことが必要です。

まとめ

オフィスの重要な配線設備であるMDFについて、関連する設備や役割、重要な論点や起こりうるトラブルなど、特にテナント入居しているオフィスの担当者の方が最低限知っておくべき知識を中心にまとめました。

MDFそのものはビルオーナーの所有物であり、基本的にはテナント入居者は自社の内線工事の際などを除いては触れる機会はありません。しかし、MDFから先にどのような配線設備を経由してオフィス宅内に回線の引込を行うかや、全体の配線のうちどの分野の工事や責任を自社が持たなければならないとかといった事項を事前に把握し理解しておくことは重要です。

そういった事項を把握しておくことにより、配線工事などで思わぬトラブルが起きることなく円滑に回線を引き込み、業務を行うことが可能になります。

また、自社として入居する設備のMDFの状況を把握するのは当然のこと、オーナーのMDFへの理解度や工事への意向なども事前に確かめておくことで、一層スムーズなオフィス運用が期待できます。

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