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今注目のフリーアドレスオフィスとは?|導入によるメリット・デメリット

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普通、オフィスの風景として思い浮かべるのは、毎朝決まった席について、パソコンを起動し、一人黙々と業務を進める姿でしょう。しかし、今「フリーアドレス」オフィスが注目されています。社員に決められた座席はなく、毎日自由な席で、周りとコミュニケーションを取りながら業務に取り組む風景が見られるのです。 今回は、そんなフリーアドレスオフィスのメリットデメリット導入している企業の事例などをご紹介していきます。

2018年08月15日


この記事を読むのに必要な時間は約 4 分です。

 

フリーアドレスのデメリット

では、反対にどのようなデメリットがあるのでしょうか。
 

荷物や書類の保管場所の確保

デスク周りには基本的に何も置かれていない状態を作るために、別途個人の荷物を置くロッカーや書類を保管するための倉庫などが必要になってきます。特に書類の管理については、セキュリティの面からも情報レベルに応じてアクセスできる権限を設定する必要があります。
 

導入にコストがかかる

フリーアドレスの導入には、費用はもちろん、時間や労力といったコストもかかることになります。例えばレイアウトの変更に伴う工事や、荷物を置くためのロッカーの新設など。長い目で見ればスペース代などで元は取れるかもしれませんが、やはり導入時にはコストがかかってしまいます。
 

集中しづらい

フリーアドレスによりコミュニケーションが生まれることで、周りの会話が気になり、業務に集中しづらくなる、ストレスになるといった可能性も考えられます。また、他者との距離感が近いことを苦痛に感じる人もいるかもしれません。
改善策としては、集中するための専用ブースを設ける、長電話をする場合には席を離れるなど一定のルールを設けるといったことが挙げられます。
 

従来のマネージメント方式で対応しきれない

フリーアドレスの導入により、どの社員がどこに座っているかがわかりづらくなるため、情報共有や勤怠管理、電話の取次時などに不都合が生じてしまう可能性が挙げられます。
これらを解消するためには、専用の社内チャットを設ける共有するクラウドサービスを利用する仕事内容を申告するシステムを設ける、といった方法が考えられるでしょう。
 

フリーアドレス導入に必要な設備

会議室
では、いざフリーアドレスを導入する際、どのような設備が必要になってくるのでしょうか。
 

ノートパソコン

まず、必須になってくるのがノートパソコン。自由に座席を移動するにあたって、デスクトップパソコンごと移動するわけにはいきませんよね。また、社内ネットワークがWi-Fi接続環境になっていると、より移動が楽になるでしょう。
 
営業職で、社外への外出も多いのであれば、持ち運びやすい軽量なモバイルタイプのノートパソコンだとより利用しやすくおすすめです。
 

デスク

座る男性
オフィス空間や業務内容にもよりますが、フリーアドレスオフィスには長机円卓がよく利用されています。1台に複数人着席できるので、コミュニケーションも取りやすく、人数の増減にも対応しやすいというメリットがあります。
 

配線

パソコンを利用するからには、電源タップが必要不可欠。せっかく集中して作業できていても充電がなくなってしまうということで、また席移動を強いられるようであれば、作業効率が低下してしまいます。
 

ファイリングシステム・ロッカー

共有の書類はファイリングし、誰でも閲覧できる状態にすると良いでしょう。また、個人個人の荷物や書類については、割り当てられたロッカー内に保管し、必要時に取り出し、作業が終了したら収納することでオフィス内が整理整頓された状態を保つことができます。セキュリティ面から見てもメリットがあると言えるでしょう。
 

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この記事を書いた人

IBASHO編集部

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