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オフィス移転のお知らせタイミングはいつ？使える文例集まとめ
ファシリティナレッジ
公開 2018.03.22
更新 2023.08.22
公開 2018.03.22
更新 2023.08.22
オフィス移転で忘れてはいけないのが、取引先や関係者への移転のご案内。今回はこれからオフィス移転をする方に見てほしい、知っておくべき最低限のマナーとタイプ別の文例をご紹介します。
目次
オフィス移転のお知らせをするタイミング
オフィス移転のお知らせを送るタイミングですが特に決まりはありません。移転前の1カ月～3週間で届けるようにしておきましょう。
ギリギリすぎると書類や荷物等が前の住所に届いてしまい、先方に二度手間をかけてしまうおそれがあります。
その際、「今の住所はいつまで有効か」「いつから新しいオフィスの住所になるか」も明記しておきましょう。
タイプ別・オフィス移転時の文例
手紙・はがき
一番スタンダードなのが手紙やはがき。
親しい取引先には郵送で案内をお送りするのが一般的です。先方の手元に届いたタイミングで電話等で挨拶をするとより確実に案内を知ってもらえます。
手紙やはがきでの案内は、下記のポイントが入っているかを意識しましょう。
- 時候の挨拶
普段、メール等で使う機会は少ないかもしれませんが手紙で時候の挨拶は礼儀文とされていますので、入れておきましょう。
年中使える「拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」等のワードは覚えておくとよいでしょう。
- 日ごろのご愛顧・ご贔屓のお礼
- 今後の抱負や、変わらぬお付き合いのお願い
- 移転に関する情報（新住所・電話番号・新住所での営業開始日など）
手紙やはがきの移転案内テンプレート
さて このたび弊社は平成◯年◯月◯日より下記へ移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
敬具
平成◯年◯月 吉日
株式会社 ○○
代表取締役社長 ○○
新住所 〒○○○-○○○○ 東京都○○○○○○○○○○○○
電 話 ○○-○○○-○○○○
ＦＡＸ ○○-○○○-○○○○
メールアドレス ○○○○○○○○○
メール
基本的には手紙やはがきで送ることが多いようですが、メールでの案内も主流になってきているようです。
メールだと先方が見逃してしまう可能性もあるので、送った後にお電話にて挨拶までするとより安心です。
メールの移転案内テンプレート
件名：
オフィス移転のご案内_株式会社○○
本文：
○○（担当者名）さま
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。
表題の件でご連絡差し上げました。
この度弊社は〇月〇日をもって下記住所へ移転することになりました。
つきましては、電話番号・ＦＡＸ番号にも変更がございますので、
お忙しい中恐縮ですが合わせてご確認いただけますと幸いです。
新オフィスは○○駅から徒歩○分の場所にございますので、
お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄りください。
移転を機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねてまいる所存です。
今後とも、ご指導・ご支援のほどお願い申し上げます。
まずは略式ながら、メールにてご挨拶とさせていただきます。
新住所 〒○○○-○○○○ 東京都○○○○○○○○○○○○
電 話 ○○-○○○-○○○○
ＦＡＸ ○○-○○○-○○○○
メールアドレス ○○○○○○○○○
自社Webサイトやプレスリリース
付き合いがあるわけではないが、自社に興味を持ってくれている採用候補者や未来の取引先のために自社サイトやプレスリリースでお知らせを出しておきましょう。
特に、会社概要の住所欄や社員のメール署名の住所部分を書き換えておくことは必須ですので絶対に忘れないようにしておきましょう。
Webサイトやプレスリリースの移転案内テンプレート
株式会社○○（代表取締役CEO：○○、 以下「▲▲」）は業務拡大のため、 2018年○月○日(○)より○○にオフィスを移転いたしました。
（事業や経営に関する今後の方針等があれば紹介）
お近くにお越しの際はぜひお立ち寄りくださいませ。
新住所 〒○○○-○○○○ 東京都○○○○○○○○○○○○
電 話 ○○-○○○-○○○○
ＦＡＸ ○○-○○○-○○○○
メールアドレス ○○○○○○○○○
移転のお知らせであると親切な内容
前項をご覧いただければわかるように、手紙やメール、自社サイトの案内も同じような内容にはなります。最後に、必須ではないですがあるとさらに丁寧な移転内容のお知らせ項目をご紹介します。
アクセス
住所は書いてあるが、アクセスするには何駅が一番いいのかを書いていないサイトも多いです。
複数駅からアクセスできる場合は、全て記載してあげるのがよいでしょう。
「○番出口徒歩5分」のように出口や行くまでにかかる時間も記載されているとより丁寧です。
各種連絡先・担当者名
プレスリリース等を出した場合は仕事に関する連絡先と、取材に関する連絡先や担当者名を分けて書いておいてあげるほうがよいでしょう。
オフィス移転は自社だけでなく、社外の人にまでお知らせしてようやく落ち着くもの。
しっかりとポイントを抑えて、スムーズなオフィス移転に臨みましょう。
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