オフィスの共益費とは？管理費との違い、相場、勘定科目についても知ろう！

共益費とは何の費用？共益の意味とは

オフィスだけではなくアパートなどの賃貸契約でもよく聞く共益費ですが、これはいったい何にかかっている費用なのでしょうか。まずは共益の意味について見ていきましょう。

共益費の読み方

共益費という言葉は、賃貸契約以外ではあまり聞かないものです。そのため、賃貸契約の費用を見比べて意味はなんとなく分かっても、その読み方が分からないこともあるでしょう。共益費は「きょうえきひ」と読みます。

では、共益費を英語で表記するとどう書くのでしょうか。

共益費は英語で「common service expense」と書きます。ちなみに「共益費用の先取特権」について書きたいときには「Statutory lien for expenses for common interest」、「Statutory Liens for Expenses for Common Benefit」などと表記するようです。

共益とは「共同の利益」のこと

共益という言葉の意味は、共同の利益という漢字そのままの意味です。つまり、共益費とは「みんなにとって利益になること、ためになること」の費用といえます。この共益費があまりに安すぎる場合、そのビルを使う人たち全員のためになることなのに、費用がどこからも出ないといった事態を生む可能性があります。

トイレの設備が古いままだったり、共有部分がいつも不潔だったりということにならないように、共益費としてある程度の額を請求されるのは許容すべきことなのです。

共益費とは共有部分の維持管理費

では、共益費として支払ったお金はどこに使われるのでしょうか。

共益費は、住人全員が使う共有部分の維持管理の費用として使われています。オフィスビルでいえば、それぞれが借りている部分ではなく、オフィスを借りて使っている全員が使える部分です。

エレベーターの管理や共用トイレの清掃など

実際に共益費として支払ったお金の使われる場所は、エレベーターや共用トイレなどです。いつもきれいにしておくための清掃費やエレベーターの故障を防ぐメンテナンス費用、ビルの顔でもあるエントランスホールを美しくするために壁や床をはり換える費用としても使われています。

また、ビルの外灯や廊下の照明器具、それを交換する工賃やそれらにかかる電気代、さらには共有部分のセキュリティを維持するための費用や駐車場の清掃費、共有部分の冷暖房費など、枚挙にいとまがないほど多種多様なものに共益費が使われているのです。

共益費と管理費とは違うものか

いろいろな物件を探していると、家賃のほかにかかる月々の費用として「共益費」と書かれている物件もあれば「管理費」と書かれている物件もあります。物件の資料を見ていてもそれらの違いは分からないことが多いものです。それぞれの違いを見ていきましょう。

管理費と似たものだが違いもある

共益費と管理費は、とてもよく似た費用ですが、どのような違いがあるのでしょうか。これらの違いは曖昧であることが多く、どちらも何に使うための費用かをはっきり明示されているものではないため、不動産屋やビルオーナーの好みで言い分けているところもあるようです。

共益費は先に確認したとおり、「ビルを使う全員の利益になることに使う費用」ですが、管理費はいったいどういうものなのでしょうか。

管理費はビル全体の管理に必要な費用

管理費とは、ビル全体を維持管理するために使用する費用のことです。これには共益費でも挙げたエレベーターや共用トイレ、空調設備などの維持管理費用も含まれています。

では何が共益費と違うのかというと、管理費は管理組合の費用などにも使えるという点に違いがあるのです。管理費は、ビルの管理会社に管理を任せる費用や、外壁など建物自体を修繕するための費用にも使えます。つまり、管理費は共益費よりも使途の幅が広いものなのです。

使い勝手の良さそうな管理費ですが、先取特権については共益費との大きな違いがあり、注意が必要です。この先取特権については、後に詳しく説明します。

共益費の毎月の相場とは

共益費は、毎月かかるお金です。そのため、気になる物件がある場合、その物件では共益費がどのくらいなのか、また同程度の物件ではいくらくらいが相場なのかなどをしっかりと確認したほうが良いでしょう。では、次に共益費の相場はいくらくらいなのかを見ていきます。

家賃の5～10%程度が多い

オフィスの共益費は、家賃の10％程度のところが多いです。共益費が安めのところでも家賃の5％程度はかかると思っておいて良いでしょう。坪単価で考えると、2,000円～4,000円程度が平均的な相場のようです。

エントランスホールなどの共有部分が豪華なビルや共有部分を広くとってあるビルは、その分共益費が高くなります。高層ビルなどでエレベーターの台数がたくさんある場合にも、当然管理する費用は高くなるので、共益費も高くなると考えられます。

毎月かかる費用なので「共益費について値下げ交渉ができないか」と思う人もいるでしょうが、あまりおすすめできません。これまで紹介したとおり、共益費とはビルオーナーの利益になるものではなく、賃貸契約を結んでいる全員が使う場所をよくするための費用なのです。共同で使用するものに対する費用なのに、自分だけその費用を出さない、もしくは安くしろというのはあまり印象が良くありません。

気を付けるべき点は、相場に比べて共益費が安すぎる物件の場合には、ビルの管理費用が不足している可能性があることです。ビル内部の清掃、エレベーターや照明機器、空調設備などのメンテナンスができていないとオフィスを快適に使えなくなってしまいます。オフィスの下見をする時には、そういった共有部分も確認しておくと良いでしょう。

小規模なビルでオフィスを借りる場合には、そもそもエレベーターがなくて階段のみの場合もあります。そういった物件は管理費用が安くなるため、相場よりも共益費が安くなる傾向があります。

不動産では、共益費の記載がなく家賃のみの表示になっている物件もあります。家賃と共益費を分けなければいけないわけではないため、その場合には家賃からその共有部分の費用もまかなわれているのでしょう。

共益費の記載がなくすべてを家賃として請求する物件では、家賃とは別に共益費がかかる物件よりも、当然家賃が高くなります。月々の支払い額が同じであっても、契約の更新費用などは家賃をもとにして定めている場合が多いので注意しましょう。

共益費に消費税はかからない？

現在はいろいろなものにかかる消費税ですが、共益費について消費税はかかるのでしょうか。

個人が借りる場合、共益費に消費税はかかりません。しかし、会社名義で借りる場合には話が少しややこしくなります。まず、会社名義で社員の家として借りる場合には非課税です。これは共益費ではなく管理費として請求されている場合でも変わりません。

一方、住む場所としてではなくオフィスや店舗として会社名義で借りる場合には、共益費や管理費に消費税がかかります。住居として借りているのか、オフィスや店舗として借りているのかで消費税の有無が変わることを覚えておきましょう。

相場より高い場合は設備や管理が良い物件？

前述したように、共益費が相場よりも安い物件はビルをしっかりと管理できていない場合があります。では、共益費が相場よりも高い物件の場合には、共有部分の設備が良かったり、管理が適切だったり何らかの利点があるのでしょうか。

結論から言うとそれは物件により異なり、相場よりも高いからといって必ず設備が良いとはいい切れません。しかしながら、日々の清掃費用や設備が古くなったときの交換費用など、ビルの管理には継続してお金がかかるものです。そのため、共益費が安い物件よりもある程度高めの金額を設定している物件のほうが、維持管理の状態も比較的良く、設備も整っていることが多いのは事実です。

共益費を高めに設定すると「そんなに共益費が高いならそれなりの管理をしているんでしょう」という目で見られるので、自信があるからこそ、その設定にしているといえるかもしれません。逆に共益費の安い物件は、「共益費を安くするので維持管理にそこまで期待しないでください」という意思表示であるともいえます。

共益費の勘定科目は？支払調書の記載要領も紹介

オフィスとして賃貸物件を借りた場合には、当然ながら仕訳・会計の処理を必要とします。共益費についてどのように仕訳・会計処理をすれば良いのかも見ていきましょう。

共益費を仕訳するなら地代家賃か支払家賃

仕訳・会計処理とは、「会社でどのようなお金の流れがあったのか、後で第三者がそれを見てもわかるようにしておくこと」です。仕訳するときに「これは何についての支払いか」、「何についての報酬か」がわかるようにしておかなければなりません。

とはいえ、支払ったものの名前をそのままノート代、コピー紙代などと書いていると煩雑になって大変ですし、後から見たときに細かすぎてわかりにくくなることが予想されます。

そのため、仕訳・会計処理をする場合には「勘定科目」を使います。勘定科目とは、「あらかじめグループを決めておいて、どのグループに入るお金なのかを後からわかるようにするもの」です。共益費や管理費について仕訳をする場合の勘定科目は「地代家賃」か「支払家賃」を使いましょう。これはオフィスの家賃を支払う時と同じ勘定科目です。

なお、共益費や管理費の中に水道代や電気代などが含まれている物件もあります。この場合には水道代などについては水道光熱費として別に処理をして、その費用を差し引いて残った部分を地代家賃や支払家賃に記帳しましょう。

支払調書には共益費を含まない賃料を記載

オフィスとして物件を借りたときに必要になる処理には、「不動産の使用料等の支払調書」の提出があります。これは、税務署に対して不動産を使用している状況について報告するための書類です。

この支払調書を提出しなければいけないものの範囲は「作成年度中に同じものに対して支払う金額の合計が15万円を超えるもの」についてです。これを提出する際、共益費は「土地や建物の賃借料」の中には含まれないので、その分を差し引いた家賃分をこの支払調書の「土地や建物の賃借料」に記載すればよいのです。

共益費用の先取特権とは

共益費に関係するものとして、共益費用の先取特権というものもあります。
この先取特権とは、どのようなものなのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

共益費を払ってもらえなかった場合に行使できる

共益費用の先取特権は、物件を借りる側にはあまり関係がありません。先取特権が関係するのは、物件を貸し出しているビルオーナーなどの側です。

物件を貸し出す側の人たちは、その代金として毎月家賃や共益費などを受け取っています。しかし、いつも必ず家賃や共益費などを支払ってくれる人ばかりではないことも考えられます。お金のない人や借金を背負っている人に貸し出してしまうと、数ヶ月分の共益費を滞納されてしまうこともあるかもしれません。

数ヶ月分の共益費を滞納されてしまった場合、その相手にはお金がないことが大いに予想され、回収する目途も立たないことが多いのです。そういった場合に行使できる権利のことを共益費用の先取特権といいます。

共益費用の先取特権とは、民法において定められている債権者の権利であり、この特権によって共益費を滞納されてしまったとしても丸損しなくて済むようになっているのです。

先取特権とは優先して支払ってもらえる特権

では、ここでいう先取特権とは、どのような特権なのか見ていきましょう。

支払ってもらうべき相手は「どうしてもお金がなくなってしまって今後も支払えない」という場合に破産手続きを行うことがあります。破産手続きを行うような状態であるということは、家賃や共益費だけに限らずほかにも様々な支払いが滞っているということでしょう。

そうすると、お金を回収したい人たちがたくさんいる状態です。いくら破産手続きをした人が持っていたものを全て売却したとしても、全ての支払い義務を果たせるとはとても考えにくいことです。そのような場合に有効なのが先取特権なのです。

先取特権を持っているということは、ほかの債権者よりも優先的にお金を回収する権利を持っていることになります。そのため、先取特権がない場合には貸したお金の全額が戻ってこないのに対して、先取特権を持っていれば比較的多くの費用を回収できるわけです。

管理費には先取特権がない

先にも少し触れましたが、共益費と管理費には先取特権の有無に違いがあります。共益費には共益費用の先取特権があるのに対して、管理費にはそれがありません。

つまり、支払いを滞納をされてしまった場合、その支払いを管理費として設定していると共益費よりも回収が難しくなります。この点についても注意しておかなければなりません。管理費なのか共益費なのかによって先取特権の有無が決まるわけなので、貸す側になった場合にはよく考えて設定することが必要です。

まとめ

今回は共益費とはどんな費用なのか、また管理費とどのような違いがあるのかなどについて詳しく解説してきました。

共益費とは「その物件を使うみんなのためになる費用」なので、様々な部分に関係する費用です。毎月支払わなくてはいけないものなので、オフィスの家賃だけではなく、この共益費についても注意して物件を探すと良いでしょう。

また、共益費の相場についても確認しましたが、そのビルが高層階のある立派なビルなのか小規模なビルなのかによっても管理費用はかなり変わってきます。値段だけにとらわれることなく、設備や管理がどうなっているかもしっかりと確認して物件を選ぶことが大切です。

共益費の安さだけにとわられることなく、社員が快適に過ごすことができるのかなどといった視点も持って、自社に最適なオフィスを選びましょう。

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