働き方・キャリア

公開 2017.07.19 更新 2024.08.02

上手にメモを取る３つのポイント！オススメアイテムの紹介

公開 2017.07.19 更新 2024.08.02

メモを取る場面というのは１日に何度もあります。どうやったらもっと効率的にメモが取れるのか、分かりやすいメモの取り方について知りたいと思う人も多いはずです。ここでは、仕事でも役立つ効率的なメモの取り方についてご紹介します。

仕事中のメモの役割とは
上手にメモを取る３つのポイント
上手なメモの取り方を身に付けるためには
電話対応中のメモの取り方について
効率よくメモを取るためのグッズ紹介

仕事中のメモの役割とは

誰でも一度は仕事中にメモを取るよう言われた経験があるのではないでしょうか。また仕事中のメモは、備忘録としての役割だけだと思われがちですが、それだけではありません。仕事中にメモを取ることによって頭の中が整理されます。その結果、仕事全体が効率的にまわり、業務の生産性が上がります。

上手にメモを取る３つのポイント

では、実際にどのようにしたら上手にメモが取れるのか。続いては、上手にメモを取るポイントについてまとめました。

１．全てメモをとるのはNG！大切なポイントのみ！

メモを取る際に相手の言っていることを全てメモに残すのはNGです。メモは数字や曜日、重要なポイントのみ残すことが上手なメモの取り方です。

全てをメモに残してしまうと、後で見たときに重要なポイントが分からなくなってしまいます。また、全てをメモしてしまうと時間がなくなり、本当に重要なポイントがメモできていない・・なんてことも。

２．ノートや手帳は１冊にまとめる

使用するメモは必ず一冊にまとめておきます。何冊ものノートにメモをしていると、どこに何を書いたのかが分からなくなってしまいます。また、持ち運びなどを考えるとなるべく小さめのものが良いですが、大きくてもA4サイズまでのものがおすすめです。

３．使うペンは書きやすいものにする

自分にとって書きやすいペンを見つけておくといいでしょう。メモをとる時は、なるべく早く、重要なポイントを残すことが重要です。そのためにも書きやすさにはこだわることをおすすめします。

さらに、色を使うとさらに良いです。三色ボールペンや赤ペンでチェックすることによって、後で見たときにより分かりやすいメモと。

上手なメモの取り方を身に付けるためには

では、どのようにしたら上手なメモの取り方が身に付けることができるのか、簡単に始められる方法をご紹介します。是非参考にしてみて下さい。

実践あるのみ！繰り返しメモを取る

上手なメモの取り方を身に付けるには、ただひたすら実践するしかありません。実践あるのみです！繰り返しメモを取ることで、メモとして残すべき重要なポイントが瞬時に分かるようになります。

意識してメモを取る

また、意識していると自然とメモをとるスピードも早くなり、内容も的確なメモが取れるようになります。ただ繰り返すだけでなく意識することで、効果的にメモの取り方が身に付けられるでしょう。

いつでもメモが取れる環境に

メモがいつでも取れる環境にあると、メモの取り方を早く身に付けられるでしょう。メモをいつでも持ち歩き、アイデアが思いついたらメモを取るのも良いでしょう。

電話対応中のメモの取り方について

どんな職種でも社内外の方と電話することがあると思います。電話では相手の顔が見えないため、聞き返したりするのはなかなか難しかったりします。電話対応中のメモは非常に重要であります。

電話対応をしながらメモを取るのにはコツが必要です。話を聞きながら同時にメモを取るということが強いられるからです。これまで説明してきたメモの取り方と合わせて、電話応対用のメモの取り方のコツをご紹介します。

１．5W1Hをマスター

電話対応用のメモの取り方として、基本形態である5W1Hをマスターしましょう。

WHO（誰が）

WHOM（誰に伝えたいか）、

WHY（何をどうしてほしいか）

WHAT(要件をまとめると)、

WHEN（いつ）

５W１Hは、全ての文章の基本となる型です。電話対応のメモでは、相手の話したことを５W１Hに繰り返して尋ねることによって正確にメモを取ることができます。基本は聞くことに徹しながら、手を動かすということです。それでも分からないところがあれば一旦電話を保留して上司に要件を聞くのも良いでしょう。

また、電話応対のメモで大切なのは誰が誰宛に電話を掛けているのかというポイントも重要です。全てを全部メモしようとせずに、重要な用件だけを抽出してメモを取ることを心がけてください。

２．必要に応じてカタカナを使用する

電話対応中のメモでは、必要に応じてカタカナを使用することも頭に入れておきましょう。名字などはカタカナで明記しても後から分かることが多いので、適度に使用するのも良いでしょう。自分以外の人に伝わる範囲で略語を使用するのもいい方法です。

書き時間を短縮することができるので積極的に使いましょう。ただし、自分しか伝わらないオリジナルの略語を使用するのは論外です。あくまでも全員に内容の要点が伝わるメモを作るように心がけるようにしてください。落ち着いてメモを取れば難しくないはずです。

３.アプリを使用する

最近では、電話中にメモを取ることが出来るアプリが開発されています。

効率よくメモを取るためのグッズ紹介

効率よく、上手なメモを取る為には、取り方だけでなく、備品も重要な要素です。

三色ボールペン

メモを取るときに役立つグッズとして、三色ボールペンが挙げられます。使い方としては、最重要は赤、次に重要なのは青、予定は緑といった風に色分けをすることによって視覚にも訴えやすいメモを制作することが可能です。一度に多数の要件が入った場合に、その重要度に応じて使い分けるのがベストです。

手帳と連動したメモ帳

手帳と連携したメモ帳もおすすめです。必要に応じて市販のメモを追加するなどカスタマイズすることによって自分好みのメモを作ることができます。メモが足りなくなった場合でも、文房具店で追加のメモを購入することによってメモを新しく買うよりも安い値段でメモを増やすことができます。手帳と一体化しているので、一年経ったら買い替えることができるのも魅力です。お気に入りの一冊を見つけましょう。