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オフィスレイアウトでセキュリティ対策は可能？強化対策方法を徹底紹介！
ファシリティナレッジ
公開 2020.06.13
更新 2023.09.29
公開 2020.06.13
更新 2023.09.29
オフィスレイアウトを工夫することで、セキュリティを強化できます。部屋ごとに適切なセキュリティを設けることで、オフィスの利便性を損なわずに、セキュリティ対策が可能です。部屋の配置や仕切り方を工夫するだけでも、オフィスのセキュリティレベルは高められます。オフィスレイアウトによる、セキュリティ対策の方法をお伝えします。
目次
オフィスレイアウトでセキュリティ対策の工夫が必要な理由
情報漏洩を防ぐためには、情報の管理だけでは不十分です。オフィスレイアウトを工夫して、セキュリティ対策を万全にしましょう。
重要な資料を来訪者に見られたり、社員により情報が持ち出されたりと、社内にも情報漏洩のリスクはあります。まずは社内に潜む情報漏洩のリスクを見ていきましょう。
リスク1：「うっかり見えてしまった」が情報漏洩に繋がることも
重要な書類や個人情報の表示されたPCの画面が、うっかり見えてしまうことが、情報漏洩に繋がることもあります。
本来は役員しか見れない情報を一般社員が見てしまう、社員にしか見れない情報が来訪者の目に入ってしまう、といった可能性も考えられます。見てしまった側は、自分の見た情報が重要な機密情報なのかどうか、わからない可能性があります。
「うっかり見えてしまった」が原因で起こる情報漏洩では、漏洩させる側に悪意がないこともあります。事故を防ぐためにも、重要書類はこまめに片付け、離席時はモニタの画面を消すようにしておきましょう。
リスク2：重要な資料が持ち出されることも
セキュリティ対策は、社外への対策だけでは不十分です。社内から情報漏洩が起こるリスクに対しても、十分な対策を取りましょう。
重要な資料を社外で紛失すると、第三者に悪用される可能性があります。資料ごとに持ち出し可能な範囲を決めれば、重要書類を社外で紛失することはありません。
また、社員によって故意に重要情報が持ち出され、個人情報や機密情報が漏洩する事件も起こっています。オフィス内の見通しを良くし、常に人の目が行き届く環境を作れば、社員による情報の持ち出しを防ぎやすくなります。
オフィスレイアウトでのセキュリティ対策におすすめのゾーニングとは
ゾーニングとは「土地やスペースを目的にあわせて区分すること」を意味します。
オフィスレイアウトでセキュリティ対策をするには、オフィス内の部屋をゾーニングし、部屋ごとに適切な対策を取り入れることが重要です。
それぞれの部屋に合わせた対策を行うことで、オフィスの使いやすさを損なわずに、オフィスのセキュリティレベルを高められます。
オフィス内ゾーニングの方法と、それぞれの部屋に応じたセキュリティ対策を見ていきましょう。
部屋の用途に合わせてセキュリティレベルを設定しよう！
人の出入りや部屋の用途に応じて、必要なセキュリティは異なります。まずは、オフィスのゾーニングをして、部屋ごとのセキュリティレベルを設定しましょう。
【ゾーニングの例】
Level1：エントランスなど、誰でも入れるスペース
Level2：受付や打ち合わせスペースなど、来訪者の多いスペース
Level3：執務スペースや会議室など、主に社員の出入りするスペース
Level4：社長室や役員室など、出入りの限られたスペース
部屋ごとに適切なゾーニングをすることで、利便性やデザイン性を損なわずに、セキュリティを高められます。
人の出入りが多い部屋から順にセキュリティレベルを設定しよう！
エントランスなどの誰でも入れるスペース、受付や打ち合わせのような来訪者の多いスペースには、重要な資料を置かないようにしましょう。
社員だけでなく来訪者もよく使うスペースでは、セキュリティ対策を厳重にしてしまうと、部屋自体が使いづらくなってしまいます。いつ誰が入ってきてもおかしくないので、思いがけない相手に資料を見られる可能性もあります。
人の出入りの多い部屋では、出入りを制限するのではなく、部屋に持ち込める情報を制限しましょう。
セキュリティレベルが高い部屋を一番奥に配置しよう！
社長室や役員室などの部屋には、重要な資料も多く保管されています。セキュリティレベルの高い部屋はなるべく奥に設置し、出入りも制限しましょう。
例えば、執務スペースの奥に社長室を設置し、社長室に行くには執務スペースを通らなければならないようにします。執務スペースにいる社員全員で、社長室に不審者などが入らないか監視を行います。執務スペースを経由しないとしても、不審者からすれば、奥にある部屋ほど心理的に行きにくいものです。
セキュリティレベルの高い部屋は、なるべく奥にレイアウトし、万全の入室管理を施しましょう。
ゾーニング以外のオフィスレイアウトでできるセキュリティ対策方法
オフィスレイアウトでのセキュリティ対策では、ゾーニングは非常に重要です。しかし、ゾーニング以外にも、ちょっとした工夫でオフィスのセキュリティレベルを高められます。
部屋の配置や、仕切り方に適切な工夫を施すことで、手軽にセキュリティ対策が可能です。
受付の隣に執務室を設けない
受付があることで、社内への人の出入りを監視でき、不審者に対してセキュリティ意識のしっかり会社だと印象付けられます。
例えば、受付の隣に執務室があり、執務室の扉が開いているとしましょう。受付の手続きをしている際に、執務室の中を覗き見られてしまう可能性があります。受付の隣に執務室があると、受付に人の居ない隙を狙われ、執務室への侵入をされてしまうかもしれません。
受付と執務室の間にはなるべく距離を設け、受付のセキュリティ効果を最大限発揮できるようにしましょう。
お客様が出入りする場所から中が見えないように仕切りを設定
受付やエントランスなど、お客様の出入りする場所からは、執務室など機密情報が扱われるエリアが見えないようにしましょう。
執務室の扉はなるべく閉めるようにし、できれば扉の前には仕切りを置くようにしてください。扉が空いたときや、閉め忘れてしまったときに、思いがけず機密情報を見られてしまうことを防げます。
社内と社外のスペースを明確にわける仕切りを設定し、見られてはいけない情報を見られないようにする意識が必要です。
オフィスレイアウトでセキュリティ対策をして情報漏洩を防ごう
【本記事のまとめ】
- オフィスレイアウトでは、部屋ごとのゾーニングが重要
- 部屋の配置や、仕切り方を工夫し、セキュリティレベルを高められる
情報漏洩というと、社外からの不審者やWeb上に潜む脅威など、社外への対策に目が向きがちです。しかし、重要な資料が来訪者の目に入ったり悪意ある社員に情報を持ち出されたり、社内にも情報漏洩のリスクは潜んでいます。
オフィスレイアウトを工夫し、部屋ごとに適切なセキュリティ対策を施すことで、オフィスの利便性を損なわずにセキュリティレベルを高められます。
部屋の配置や仕切り方を工夫することも、手軽にできるセキュリティ対策です。お伝えしたことを参考に、できる対策から取り入れてみてください。
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