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オフィスの受付で気をつけるべきセキュリティ対策方法や重要性を紹介
ファシリティナレッジ
公開 2020.06.13
更新 2023.06.21
公開 2020.06.13
更新 2023.06.21
会社の顔とも呼ばれるオフィスの受付ですが、社外からのイメージアップを図ること以上に大切なのがセキュリティ対策です。今回は、オフィスの受付でセキュリティ対策を行う重要性や最低限取り入れるべきセキュリティ、おすすめのセキュリティシステムについてご紹介します。
目次
オフィスの受付にセキュリティは必要？その重要性とは
まずは受付にセキュリティ対策をする重要性についてお伝えしていきます。
同時にセキュリティ対策をしなかった場合実際に起こりえることをご紹介するので、現在特に対策をしていないという方はよく読み、受付へのセキュリティ対策を検討してみてください。
受付のセキュリティが甘いと部外者が社内に入る恐れがある
受付にセキュリティ対策がされていない場合や、社外の人間であっても簡単に出入りできるような甘いセキュリティ状態の場合、部外者や不審者が入り込む恐れが出てきます。
また、セキュリティ対策がされていない、または甘い場合、防犯カメラなどの設置が不十分なことも多く犯人をすぐに特定・確保できない可能性が高いです。
社内に誰が出入りしているのかをしっかりと記録・管理し、日ごろから防犯対策に努めましょう。
情報漏洩などにつながることも
部外者や不審者が簡単に立ち入ることができてしまう環境では、社内の重要な情報や財産、さらには顧客情報や取引先の情報までを盗まれてしまう可能性が出てきます。
情報漏洩により会社は大きな損失を負うだけでなく、顧客や取引先からの信頼を損なうことになり、非常に大きなリスクを背負うことになるでしょう。
多大な損失から会社・顧客・取引先を守るためセキュリティ対策は万全に行いましょう。
オフィスの受付で最低限取り入れるべきセキュリティ
オフィスの受付で最低限取り入れるべきセキュリティ対策について、2つのポイントをもとに詳しくご紹介します。
部外者が中に入れないように管理
受付のセキュリティ対策としてまず重要なのが、部外者を不用意にオフィスへ入れないということです。
オフィスへの立ち入りを原則として社員・会社に関わる人物・予めアポを取っている顧客・取引先に限定することで、部外者や不審者がオフィスへ立ち入ることを防止できます。
最近では技術の進歩によってさまざまな入退室管理の方法が生まれているため、会社の規模や出入りする人の数によって適切な入退室管理の方法を選びましょう。
執務スペースが見えないよう仕切りを作る
オフィスのつくりやレイアウトによって受付から執務スペースが見えてしまう場合、パソコンの画面や卓上の書類などから情報漏洩を招いてしまう可能性があるため、セキュリティ対策を行う必要があります。
受付と執務室の間に廊下などスペースをつくりワンクッション置く構造にしたり、オフィスのつくりを変更することが難しい場合は受付と執務スペースに間仕切りを設置することで、受付時や来訪時に起こる情報漏洩の可能性が格段に低くなるでしょう。
オフィスの受付に取り入れるおすすめのセキュリティシステム
最後に、オフィスの受付に取り入れるべきおすすめのセキュリティシステムをご紹介します。
受付のセキュリティ対策を導入したり、強化しようとお考えの方はぜひ参考にしてみてください。
防犯カメラ
社内に出入りしている人物の把握や、情報漏洩など万一のトラブルにもすぐに対応できるよう、受付のセキュリティ対策としてまず防犯カメラを設置することをおすすめします。
・「総務BPOソリューション」
社内のあらゆる業務を代行し事業活動を支えるサービス、総務BPOソリューションの一部として提供されているのが、スマホ入退館管理システムです。
スマホを入館所として使用することができ、事前に入館予定者を登録することも可能なので入退館情報の管理やデータ活用をスムーズに行うことができます。
・「Akerun」
スマホだけでなく普段使用しているICカードも鍵として利用できる、Akerun入退室管理システム。
入退出情報や鍵の開閉状況は常にスマホで確認でき、鍵の遠隔操作も可能です。鍵の解錠方法が複数用意されており、URLを発行することでスムーズな鍵の受け渡しも可能になるため、来訪者が多い会社におすすめです。
入退室管理システム
入退室管理システムは、オフィスへの立ち入りを制限・管理するために最低限取り入れておきましょう。
・「safie」
クラウド録画カメラのsafieは、インターネットに接続することでパソコンやスマホからいつでも映像を確認することができます。
必要な機器はカメラのみ、レコーダーが不要のため低コストで簡単に導入できるためまずはお試ししてみたい場合にもおすすめです。
画質や日数など、プランにこだわりたい場合にはクラウド録画カメラのELMO QBiC CLOUDがおすすめです。
映像をスマホやパソコンから常に確認できるだけでなく、動きや音など異常を検知すると通知してくれる機能も付いています。
オフィスの受付で会社を守ろう！セキュリティ対策は万全に
部外者の侵入や情報漏洩など、さまざまなリスクを回避するためにセキュリティ対策は必要不可欠なことです。
オフィスの受付からしっかりとセキュリティ対策をして、安心できるオフィスづくりを目指しましょう。
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