オフィスのリフレッシュスペースを上手に活用する方法とは？

公開 2020.06.13 更新 2023.09.15

オフィスにこだわる企業から次々に導入されているリフレッシュスペース。そろそろ導入しようかと考えている会社も多いのではないでしょうか。しかし、せっかく導入したのにも関わらずあまり活用されなかった……ということは避けたいですよね。

そこで今回は、オフィスのリフレッシュスペースを上手に活用する方法をご紹介。リフレッシュスペースを設けることによる効果も合わせてお伝えします。

リフレッシュスペースの定義とは？
リフレッシュスペースを設けることで得られる効果
リフレッシュスペースが活用されない原因
オフィスのリフレッシュスペースに必要な要素とは？
実用的なリフレッシュスペースを作るポイント
活用してもらえるリフレッシュスペースを導入しよう

リフレッシュスペースの定義とは？

昨今、オフィス作りで注目されているのがリフレッシュスペース。福利厚生の一環として取り入れる企業も増えてきています。では、リフレッシュスペースとはどのような要素が組み込まれたエリアなのでしょうか。

リフレッシュスペースとは、社員がオンオフを切り替えられるようなリフレッシュができる場のことを指します。ただし、ゆっくりできる場所としてだけではなく、軽いミーティングをしたり気分を変えて作業をしたりできるスペースも設けている企業が多いことが特徴です。社員の声も取り入れつつ作り込むのがおすすめのスペースです。

リフレッシュスペースを設けることで得られる効果

まずは、リフレッシュスペースを設けることによって企業が得られる効果についてご紹介していきます。

効果1. メリハリがつき生産性がアップする

1つ目は、メリハリがつき生産性がアップする効果です。 8時間ぶっ通しで集中力が続く人はなかなかいません。仕事の途中で休息を入れたり環境を変えたりする必要があります。リフレッシュスペースがないと、休憩は自席でとるか外に出るしかなくなりますよね。

同じ景色が続くよりも、場所を変えられた方がメリハリがついて集中力がアップするはずです。場所を移動することで同じ作業でも違った気分で取り組めるので、集中力がアップし作業効率もあがるというわけです。

ダラダラと仕事をせず、「執務エリアで集中して作業をし、リフレッシュエリアでは休憩する」といった使い分けができることもメリットといえるでしょう。

効果2. 社員間のコミュニケーションが活性化する

2つ目は、社員間のコミュニケーションが活性化することです。リフレッシュスペースは集中して作業をする執務エリアと異なり、社員がゆっくり休める場所として活用されるエリアです。

執務エリアであまり大きな声で話しにくい場合、集中できるもののコミュニケーションがあまり取れないという弊害が生まれてしまいます。

リフレッシュスペースは執務エリアとは隔てられた場所のため気軽に話しかけやすく、部署を超えて集まれる場所になるので社員間のコミュニケーションが活性化されるという効果が得られるでしょう。

効果3. 社員の創造性を刺激できる

根詰めて作業をしていては、なかなか他のことを考える余裕ができず、創造性が生まれなくなってしまいがちです。リフレッシュスペースは、その名の通りリフレッシュして身体と心を休められる場所なので、リラックスすることによって創造性を刺激できます。

リフレッシュスペースを活用してもらうことで、社員から何かいいアイデアが生まれたり、社員同士の会話から相乗効果が生まれたりすることもあるでしょう。

効果4. 社外へのブランディング効果もある

リフレッシュスペースを作ることで、社外へのブランディング効果も得られます。イベントも開催できるようなリフレッシュスペースを作れば、社外の人を呼んでセミナーやパーティを開催することも可能です。オフィスを整えることで、社外からの印象もよくなるでしょう。

リフレッシュスペースをしっかり作ると、「オフィス環境が整っている働きやすい会社である」というブランディングができるので、社外へしっかりアピールしたい企業が取り入れるのにぴったりのエリアといえます。

効果5. 採用にも好影響を与える

リフレッシュスペースを作ることは、社内環境を整えることにつながります。そのため、求職者などといった御社に興味を持っている相手に対してのブランディングにも効果があるのです。

すてきなオフィスで働きたいと考える人が増えてきているため、リフレッシュスペースを作り込むことで社員の満足度だけではなく、社外へのアピールにもつながります。

リフレッシュスペースが活用されない原因

さまざまな効果があるリフレッシュスペース。しかし、導入したものの社員にあまり活用されてない企業があることも事実です。

では、活用されない原因はどのような点にあるのでしょうか。原因を知ることで、自社のリフレッシュスペースを作るときに活かせるはずです。

1. サボっていると思われそう

まずは、サボっていると思われそうだからという原因です。リフレッシュスペースを休息を取るためだけの場所にしてしまうと、リフレッシュスペースに行く＝休憩するという印象が強くなるため、なかなか堂々と行きにくいという気持ちが生じてしまうのです。

リフレッシュスペースを上手に活用してもらうためには、休息以外の用途でも使えるような工夫をするのが効果的でしょう。

2. リフレッシュスペースが遠い

次に、リフレッシュスペースが遠いからという理由です。リフレッシュスペースをオフィスのデッドスペースになりやすい端の方に作る企業もありますが、これは活用されない原因を作ってしまいます。

リフレッシュスペースと反対側の端に座っている社員にとっては行くだけで一苦労。足が遠のいてしまうのにも頷けますよね。リフレッシュスペースはできる限り、どんな社員も行きやすい動線上に作るのがおすすめです。

3. リフレッシュスペースが魅力的ではない

最後は、そもそもリフレッシュスペースが魅力的ではないからという理由が原因です。居心地のいい空間であれば活用されるはず。それがないということは、居心地が悪いのか、もしくは魅力的な設備が足りないといったところが原因だといえます。

社員に活用してもらうためには、社員がどのような設備を求めているかを知ることが大切です。作る前に社員の声に耳を傾けてみてはいかがでしょうか。

オフィスのリフレッシュスペースに必要な要素とは？

活用されない原因を踏まえたうえで、続いては、オフィスのリフレッシュスペースに必要な要素について見ていきましょう。

1. 社員に魅力を感じてもらえる作り

まずは、社員に魅力を感じてもらえる作りにすることが大切です。自席から行きやすい、居心地がいい、美味しいコーヒーが飲めるなど、社員が求めていることを満たせる作りにすることを心がけることをおすすめします。

何を魅力に感じるかわからない場合は、設備を決める前にアンケートを実施してもいいかもしれません。

2. 多目的に使える柔軟性

続いては、多目的に使える柔軟性を取り入れましょう。休憩のためだけではなく、ちょっとしたミーティングを行なったり食事をしながら仕事ができたり、コミュニケーションが取りやすかったり、勉強に使えたりと、多目的に使えるように整えることで、リフレッシュスペースの活用率がアップするはずです。

休む以外にも使えるのであれば、「休憩＝サボりにいく」と周りから見られたくない人にも使ってもらえる場所になるでしょう。

3. 学べる設備がある

学べる設備があることも、リフレッシュスペースが活用されるひとつの要素です。おすすめは、社内図書を設置すること。「気になる本を選んでリフレッシュスペースで読み、それを仕事に活かす」ということが可能なので、リフレッシュスペースが業務につながる学びを得られる場所へと進化するでしょう。

4. 心理的にリラックスできる

心理的にリラックスできるかどうかもリフレッシュスペースに必要な要素です。リフレッシュという名前の通り、軸となるのは業務に集中して疲れた心と体を休めること。落ち着けないリフレッシュスペースは活用されるはずないですよね。

色使いに気を使ったり癒やし効果のある香りを置いたりなど、細かいこだわりを忘れないことでリラックスできる空間は作れるでしょう。

実用的なリフレッシュスペースを作るポイント

最後に、実用的なリフレッシュスペースを作るときに大切にすべきポイントをご紹介します。

あたたかみのある家具で揃える

あたたかみのある家具で揃えることで、リラックスしやすい落ち着く空間に仕上がります。奇抜な色使いのリフレッシュスペースは落ち着けないですよね。

ブラウンやベージュといった落ち着く色味や、ライトグリーンやライトブルーといった爽やかな色味を組み合わせることで、心地よいリフレッシュスペースが完成するはずです。