新社会人必見!わかりやすいパワポ資料の作り方

パワーポイントは、今やビジネス資料の作成で欠かせない文書作成ソフト。ですが、操作スキルは意外と自己流の人が多いのではないでしょうか。
今回はそんな方のために、パワーポイントによる資料作成の方法について、基本的な操作方法から、わかりやすい資料作成の方法について、初級編・中級編に分けてお伝えします。

2018年04月11日

【基礎編】パワーポイントで資料を作成する方法

パソコンでパワポを起動する男性
まずは、パワーポイントことパワポの基本的な使い方を見ていきましょう。

 

起動の仕方

パワーポイントの画面が表示されるように準備することを「起動」と呼びます。[スタート]ボタンをクリックし、一覧から[PowerPoint]を選択するか、[すべてのアプリ]から[PowerPoint ]を選択することで起動します。(Windowsのバージョンによって操作方法は若干異なります。)

 

プレビューの見方

出力の結果を画面上で確認することを「プレビュー」と呼びます。次の手順で行うことができます。
①[ファイル] タブをクリックし、[印刷] をクリックします。
②[印刷] タブの2 番目のセクションに、プレビューが自動的に表示されます。

 

テーマの変え方

スライド全体のデザインを「テーマ」と呼びます。背景の色や模様、フォンドなどのデザインと書式がセットになっているものです。テーマを変更するには、次の手順で行います。
①[デザイン] タブをクリックし、[テーマ]の一覧を表示します。
②好みのテーマを選択します。
③テーマを決定します。
テーマを選択すると、自動的にすべてのスライドに同じテーマが適用されます。もし特定のスライドだけテーマを変更したい場合は、テーマを決定する画面で、テーマを右クリックし、[選択したスライドに適用]を選択すれば特定のスライドだけにテーマを適用できます。

 

【初級編】分かりやすいパワーポイントの作り方

プレゼンをする女性

では次に、分かりやすいパワーポイント資料の作り方のコツについて、解説します。

 

目次ページをつける

プレゼンテーションでアジェンダとして使える、目次ページをつけましょう。パワーポイントには、自動的に目次を作ってくれる機能があります。操作方法は次の通りです。
①[表示]-[スライド一覧]を選択して、スライド一覧表示にします。
②表紙を除いた2枚目以降のすべてのスライドを選択します。
③ツールバーの[目次スライド]ボタンをクリックすると、選択したスライドの前に目次スライドが挿入されます。

 

1スライド1メッセージとする

1スライドに内容を詰め込みすぎないようにしましょう。ひとつのスライドに含まれる情報量が多すぎると、見ている側が要点を理解することが難しくなってしまいます。「1スライドに1メッセージ」を原則にしてみてください。この原則を守ると、メッセージ数=スライド数となります。その分ボリュームは多くなってしまいますが、プレゼンテーションをする側にとっても、メッセージを追っていくことで、各スライドでテンポよく説明することができます。

 

デザインの統一(使う色を決める)

使う色を限定し、資料のデザインに統一感を持たせましょう。使う色が増えると、資料がごちゃごちゃとした印象になります。2〜3色に限定して、その色以外は使わないという基本ルールのもとで資料作成を行いましょう。

 

デザインの統一(使うフォントやサイズを決める)

フォントも色と同様、統一することが基本ルールです。できれば1種類で統一しましょう。文字サイズはタイトル・メッセージ・見出し・本文・注釈などで2つから5つぐらいのパターンで統一するとよいでしょう。

 

グラフや図を入れ、テキストは最小限に

プレゼン資料

情報はテキストで長々と説明するより、グラフや図表を活用した方が伝わりやすいです

 

表にして整理する

情報を一度に見せる場合には箇条書きなどにするよりも表に整理して一覧にすると分かりやすくなります。

 

数字はできるだけ図やグラフに

意味や傾向を把握しやすくするために、数字などのデータはできるだけ図やグラフにして表現しましょう。時系列のデータは縦棒グラフか折れ線グラフ、割合やシェアのデータは積み重ね棒グラフか円グラフで表現すると分かりやすくなります。

 

イラストや写真は使い方に注意

イラストや写真は、文字や文章と違って人によって受ける意味や印象が異なるので、必要なければ使わないようにしましょう。また、イラストや写真を1枚のスライドでたくさん使うと、ごちゃごちゃして見にくくなる場合が多いです。使う場合はできるだけ控えめに使い、余白の部分を活かすことを意識して使いましょう。

 

図形はシンプルに

パワーポイントでは、図形を挿入する際に、その図形に影をつけたり、立体感を出したりするような、図形の効果を設定することができます。ただ、図形の効果を使うとその部分が周りと比べてかなり目立つので、デザインの統一感を損ねることにもつながります。特にこだわりがなければ、シンプルな図形で十分です。美しく見せようと、図形の細部まで凝る必要はありません。

 

見やすいスライドかを意識

スライドを初めて見る側の気持ちになって、見やすい資料になっているかを常に意識しましょう。タイトル・大きさ・余白・行間など、レイアウトを構成する要素は、全て統一・整列すると、格段に見やすくなります。テキストを箇条書きにしたり、図形を並べる際にも、それぞれの端や間隔を揃えるように意識しましょう。

 

【中級編】覚えておきたい・よく使うパワーポイントのショートカット

プレゼン資料を作る男性

では次に、資料作成を効率よく短時間で行うために、覚えておきたいショートカットを解説します。

太字にする(Ctrl + B)

太字は、タイトルなど強調したい文字に使いましょう。文字を選択しCtrlキーを押しながら「B」を押すと、選択された部分が太字になります。

 

直前の操作を元に戻す(Ctrl + Z)

操作に失敗した場合など、直前の状態に戻したいときはCtrlキーを押しながら「Z」を押すと、元に戻ります。更に戻したいときは、同じCtrl + Zの動作を続けます。

 

上書き保存する(Ctrl + S)

Ctrlキーを押しながら「S」を押すと、すでに存在するファイルに上書き保存されます。駒mに保存しておきましょう。

 

名前をつけて保存する(Ctrl + shift + S)

上書き保存ではなく、新規で保存する場合や、今あるファイルとは別名で保存したい場合は
Ctrlキーを押しながら shiftキーと「S」を押すと、名前をつけて保存ができます。

 

グループ化する(Ctrl + G)

図形を一つにまとめることをグループ化と言います。グループ化したい図形を選択し、Ctrlキーを押しながら「G」を押すとグループ化できます。グループ化を解除したい場合は、グループを選び、Ctrl キーと Shift キーを押しながら 「G」を押します。

 

すべて選択する(Ctrl + A)

スライド上のすべてのオブジェクトを一括選択するには、Ctrlキーを押しながら「A」を押します。

 

スライドショーを開始する(F5 or shift+F5)

スライドショーを最初のページから開始するには「F5」キーを押します。現在選択しているスライドからスライドショーを開始する場合には、shiftキーを押しながら「F5」を押します。

 

スライドショーを終了する(Esc)

スライドショーを終了するには「Esc」キーを押します。

 

ここでご紹介したものは、ほんの一部です。他のショートカットキーが知りたい方は、Officeのサポートページにまとまっていますので参照してみてください。

 

いかがでしたか?今回はパワーポイントを使う上で必要な基礎知識を中心にご紹介しました。分かりやすい資料作りを心がけるためにも今回紹介した知識やショートカットキーは是非覚えてみてくださいね。

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