新社会人必見！わかりやすいパワポ資料の作り方

公開 2018.04.11 更新 2024.08.02

パワーポイントは、今やビジネス資料の作成で欠かせない文書作成ソフト。ですが、操作スキルは意外と自己流の人が多いのではないでしょうか。
今回はそんな方のために、パワーポイントによる資料作成の方法について、基本的な操作方法から、わかりやすい資料作成の方法について、初級編・中級編に分けてお伝えします。

【基礎編】パワーポイントで資料を作成する方法
【初級編】分かりやすいパワーポイントの作り方
【中級編】覚えておきたい・よく使うパワーポイントのショートカット

【基礎編】パワーポイントで資料を作成する方法

まずは、パワーポイントことパワポの基本的な使い方を見ていきましょう。

起動の仕方

パワーポイントの画面が表示されるように準備することを「起動」と呼びます。［スタート］ボタンをクリックし、一覧から［PowerPoint］を選択するか、［すべてのアプリ］から［PowerPoint ］を選択することで起動します。（Windowsのバージョンによって操作方法は若干異なります。）

プレビューの見方

出力の結果を画面上で確認することを「プレビュー」と呼びます。次の手順で行うことができます。
①[ファイル] タブをクリックし、[印刷] をクリックします。
②[印刷] タブの2 番目のセクションに、プレビューが自動的に表示されます。

テーマの変え方

スライド全体のデザインを「テーマ」と呼びます。背景の色や模様、フォントなどのデザインと書式がセットになっているものです。テーマを変更するには、次の手順で行います。
①[デザイン] タブをクリックし、［テーマ］の一覧を表示します。
②好みのテーマを選択します。
③テーマを決定します。
テーマを選択すると、自動的にすべてのスライドに同じテーマが適用されます。もし特定のスライドだけテーマを変更したい場合は、テーマを決定する画面で、テーマを右クリックし、［選択したスライドに適用］を選択すれば特定のスライドだけにテーマを適用できます。

【初級編】分かりやすいパワーポイントの作り方

では次に、分かりやすいパワーポイント資料の作り方のコツについて、解説します。

目次ページをつける

プレゼンテーションでアジェンダとして使える、目次ページをつけましょう。パワーポイントには、自動的に目次を作ってくれる機能があります。操作方法は次の通りです。
①［表示］-［スライド一覧］を選択して、スライド一覧表示にします。
②表紙を除いた2枚目以降のすべてのスライドを選択します。
③ツールバーの［目次スライド］ボタンをクリックすると、選択したスライドの前に目次スライドが挿入されます。

１スライド１メッセージとする

１スライドに内容を詰め込みすぎないようにしましょう。ひとつのスライドに含まれる情報量が多すぎると、見ている側が要点を理解することが難しくなってしまいます。「１スライドに１メッセージ」を原則にしてみてください。この原則を守ると、メッセージ数＝スライド数となります。その分ボリュームは多くなってしまいますが、プレゼンテーションをする側にとっても、メッセージを追っていくことで、各スライドでテンポよく説明することができます。

デザインの統一（使う色を決める）

使う色を限定し、資料のデザインに統一感を持たせましょう。使う色が増えると、資料がごちゃごちゃとした印象になります。2〜3色に限定して、その色以外は使わないという基本ルールのもとで資料作成を行いましょう。

デザインの統一（使うフォントやサイズを決める）

フォントも色と同様、統一することが基本ルールです。できれば1種類で統一しましょう。文字サイズはタイトル・メッセージ・見出し・本文・注釈などで2つから5つぐらいのパターンで統一するとよいでしょう。

グラフや図を入れ、テキストは最小限に

情報はテキストで長々と説明するより、グラフや図表を活用した方が伝わりやすいです。

表にして整理する

情報を一度に見せる場合には箇条書きなどにするよりも表に整理して一覧にすると分かりやすくなります。

数字はできるだけ図やグラフに

意味や傾向を把握しやすくするために、数字などのデータはできるだけ図やグラフにして表現しましょう。時系列のデータは縦棒グラフか折れ線グラフ、割合やシェアのデータは積み重ね棒グラフか円グラフで表現すると分かりやすくなります。

イラストや写真は使い方に注意

イラストや写真は、文字や文章と違って人によって受ける意味や印象が異なるので、必要なければ使わないようにしましょう。また、イラストや写真を1枚のスライドでたくさん使うと、ごちゃごちゃして見にくくなる場合が多いです。使う場合はできるだけ控えめに使い、余白の部分を活かすことを意識して使いましょう。

図形はシンプルに

パワーポイントでは、図形を挿入する際に、その図形に影をつけたり、立体感を出したりするような、図形の効果を設定することができます。ただ、図形の効果を使うとその部分が周りと比べてかなり目立つので、デザインの統一感を損ねることにもつながります。特にこだわりがなければ、シンプルな図形で十分です。美しく見せようと、図形の細部まで凝る必要はありません。