PDCAサイクルを効果的に回す5つのポイントとは

一度は聞いたことがあるPDCAサイクルという言葉。しかしその意味や活用法は分からないという人も多いのではないでしょうか。今回は仕事におけるPDCAサイクルについての活用法についてご紹介していきます。

 

2017年12月19日

基本のPDCAサイクルとは

 

 

PDCAサイクルとは

PDCAとは、Plan(計画)Do(実行)Check(確認)Action(改善)の頭文字をとったものです。目標達成のためには、PDCAサイクルを回すことが基本だと言われます。

 

 

Plan(計画)

Plan=計画は、目標達成のために誰が、何を、いつまでに、どのように行うのかをプランニングすることを指します。PDCAサイクルがうまく回せていない場合は、このPlanがしっかりできていないケースが多いです。

 

Do (実行)

Do=実行は、計画したことに対して実際に行動にうつします。ここでの実行は、先ほどの計画した内容を意識して行うことが重要となります。

 

Check (確認)

Check=確認は、1つ目のP(計画)した内容がD(実行)されたかを確認します。ここでの確認でポイントとなるのは、計画した内容を意識して実行されているかという点です。数値で確認ができるとこの後の改善への流れがスムーズです。

 

Action (改善)

先ほどのC(確認)の内容を踏まえて、問題、課題に対しての改善を行います。そもそもP(計画)は正しかったのか、実行の際に問題が生じたのかなどを検証し、改善します。

 

 

PDCAサイクルは工業製品の品質管理から生まれた!?

PDCAサイクルは、もともと欧米の製造業を営む企業が生産性向上や品質向上のために取り組んでいた手法です。今日では、製造業だけでなく様々な分野で導入されていて、日本でも多くの企業が教育現場で取り入れられています。

 

 

Photo on Visualhunt.com

 

 

PDCAサイクルを効果的に回すポイント

 

①計画はできる限り具体的に

PDCAサイクルを回すときにもっとも重要となってくるのは計画の部分です。計画を立てる際は、内容を具体的に、目標を明確にしましょう。PDCAサイクルがうまく回っていない原因として、計画が曖昧であったり、分かりにくいといった問題があることが多いです。

 

 

②目標を数値化し、数値をもとに確認する

PDCAサイクルの計画の段階で、目標を数値化し、確認の際には数値をもとに行うようにしましょう。そうすると、どの程度達成できているのかという確認作業や改善策を考える際にもスムーズに行えます。

 

 

定期的に確認を行うようにする

定期的に確認作業を行うことによって、適切な改善策がでてきます。さらにPDCAサイクルが継続的に回すことにもなります。

 

 

④PDCAサイクルは継続し続ける

目標達成のためには、一回のPDCAサイクルで終わらずに達成まで何度もPDCAサイクルを回すことが重要です。PDCAサイクルを回し続けることでより効果的に回すことが可能となるのです。

 

 

⑤PDCAは実行できる範囲にする

PDCAサイクルを回す際には、自分の業務量を考え実現可能な範囲で行うようにしましょう。計画、実行、改善策、どれも自分のできる範囲で行うことが効果的にODCAサイクルを回すポイントです。

 

 

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PDCAサイクル導入具体例

今回ご紹介するのは、企業内でiso9001やiso14001、更にはiso24001などの認証取得の際の社内整備に関する具体例です。(isoとは、品質・環境負荷・個人情報保護など、企業の諸活動が、客観的に正しい方法で行なうガイドラインとなる国際規格に準拠している事を評価認証することです。これにより企業としての社会的評価、信頼度が高まります。)

 

 

Plan(計画):ISO取得に向けて計画する

iso取得への取り組みは、一般的にトップがiso取得認証を全社でアナウンスをします。その後、責任者を選定して全権委任し、責任者はプロジェクトチームを組織して取り組みを開始します。

 

 

Do(実行):実際ににISOについて学習、業務見直し等の行動に移す

プロジェクトチームのメンバーは、isoの要求事項を学習します。現状の社内のレベルとの乖離を確認し、問題点のひとつひとつを解決していきます。そして実際にiso認証取得のため、業務見直しや申請等の行動へ移ります。

 

 

Check(確認):ISO取得の申請状況を確認する

iso認証取得の申請を行った後、申請が却下された場合は問題点の洗い出しを行います。

 

 

Action(改善):申請が却下された場合、その原因をもとに改善策を出す

問題点が分かったところでプロジェクトチームはそれぞれの問題解決と並行して、社内ルールを新たに策定し、文書化します。更に現場の実際との矛盾点をひとつひとつ解決していき、必要に応じて社員教育を施し、その内容までも記録していきます。

 

こうした改善と蓄積を経て、isoの認証を受け、認証取得後も継続的にこれを維持するために活動を続けます。これがpdcaサイクルの、iso認証取得における具体的行動となります。

 

 

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PDCAサイクルを回す際の3つの注意点について

 

pdcaサイクルを回す際の注意点としては、

   結論を急がない事、

   無理をしない事、

   何度も繰り返すこと

 

PDCAサイクルはその順序通り進めることで成果として出ます。結論を急ぐあまりDo(実行)とAction(改善)だけやったのでは、計画が立てられなかったことによって、計画と実行で比べることが出来ません。確認作業を行わないことで、同じ間違いを繰り返してしまうかもしれません。

 

また、PDCAサイクルでは継続することが重要です。無理をしすぎて、PDCAサイクルを途中で中断してしまっては、何の意味もありません。PDCAサイクルは、一度のサイクルで問題がすべて解決するわけではありません。

 

「計画し、実行して、確認、改善する」一度サイクルを行うことでさらに問題点が発見されるでしょう。そしてその結果、その対策が妥当であったのかどうかを見直す必要も出てきます。場合によっては問題が発生した真因を見誤っている可能性もあります。したがって評価結果が思わしくなければ、振り出しに戻って最初からやり直すという事も必要です。

 

 

 

 

最後に

このようにpdcaサイクルは常に問題の本質にアプローチしていくため、必ずしも短期間で成果を見るとは限りません。しかし試行錯誤を繰り返す過程で、事の本質が把握できるようになれば企業としての体質をあらためることにつながります。

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