ビジネスフォンとは｜価格・使い方・メリットについて解説！

#その他

公開 2017.08.07 更新 2023.08.24

オフィスでみなさんが何気なく使っている電話は、普段家で使っている電話とは大きく異なります。今回はオフィスにある電話、「ビジネスフォン」についてご紹介します。

ビジネスフォンと家庭電話の違い

ビジネスフォンと家庭電話の違い

■回線数が異なる

家庭電話の場合、1つの電話で1回線（1つの電話番号）に対応していることがほとんどです。オフィスでは、社長や役員、部署ごとに複数の電話があるため、回線が電話数に合わせて必要になります。ビジネスフォンは、複数回線使用できるためオフィスでの使用に最適です。

■ビジネスフォンには主装置がついている

ビジネスフォンに必要となる機能として、主装置が挙げられます。主装置とは、小型の交換機のことで、限られた回線を社内の電話と共有しています。

主装置は、必要に応じて社内の各場所にある内線電話へ切り替えられるほか、電話番号データの記憶、電源ユニット、内線・外線ユニットなど他の機能が搭載されており、複数の外線から受けた電話を複数の内線に切り替えて電話転送してくれます。

ビジネスフォンの導入メリットとは

ビジネスフォンと家庭電話の違いでもご紹介しましたが、ビジネスフォンの導入メリットは、『複数の回線を同時に利用できる』ことです。複数の回線が利用できることは、オフィス内では必要不可欠であり、多くのメリットがあります。

内線通話を無料で使うことができる

一般的に通話では使用時間に応じてコストが発生しますが、オフィス内に設置された主装置により、内線での通話は無料となります。

内線機能によりスムーズに担当者につなぐことができる

部署の中には管理職や社員がおり、それぞれにワークスペースが違っています。内線電話で社長や役員、部署ごとにいる管理職や社員へもスムーズに連絡が行き届くのもメリットです。お客様へのストレスもかかりませんし、ビジネスチャンスの拡大にも繋がります。

同時着信、同時通話ができる

この他にもビジネスフォンなら同時通話ができるというメリットがあります。複数の回線と接続しているため、部署の誰かが、社外の取引先と電話連絡している真っ最中でも、必要に応じて社外と連絡できるので、家庭電話のように通話中は電話ができないということもありません。

携帯電話やスマホへの転送ができる

現在のビジネスフォンには、携帯電話やスマホに転送する機能もついています。外線からかかってきた電話を内線電話が受け、別の内線電話に転送するだけでなく、外回りしている営業マンなどの携帯電話やスマホに転送できるため、電話をしてきた方を待たせることなくスムーズな対処が期待できます。

このように、ビジネスフォンは、複数の電話機を使用するオフィスにおいて、回線契約を必要数のみに削減しながら、社内外への電話の転送、同時に通話できるのがメリットです。

ビジネスフォンの機能について

メーカーによって異なりますが、ビジネスフォンは多彩な機能を備えています。家庭電話でなく、ビジネスホンを導入する理由としてビジネスフォンに有する機能にあります。

「内線」「保留転送」「複数外線からの同時着信」この３つの機能は企業にとってなくてはならない機能です。では、この３機能以外にもビジネスフォンならではの機能についてご紹介します。

■無人受付システム

無人受付システムもビジネスホンらしい機能といえます。これは来訪者が訪れる受付に電話を設置し、内線の呼び出しで対応する無人受付システムです。電話に備えられているディスプレイに要件メニューが表示され、音声ガイダンスに従って操作します。

■疑似似話中返し

疑似似話中返しという機能もあります。これは外線電話がかかってきたときに、話し中でもないのに話中をしめす「ツー、ツー、」を返すものです。多数の電話がかかっているのに人手が足りないときに利用されており、電話音に対する社員のストレスを削減したり、電話を掛けている方の不安感を増幅させないために利用されています。

■その他機能

この他にも担当者不在で使われる代理応答、外出先でスマホから会社の番号で電話尾を掛けられるリモートコールバック、一時的に使用回線を減らす回線使用制限機能、携帯電話を内線電話に利用できるFMCサービス、消費電力表示機能、通話時間・通話件数・発信や着信件数などを管理する通話情報管理システムなど40以上の機能があります。

また着信拒否やハンズフリー機能、ナンバーディスプレイなどの家庭用電話にある機能もついています。

ビジネスフォンの導入コストについて

ビジネスフォンの導入コストは、購入やリースなどの導入方法、電話機の台数、回線数によって違います。会社の規模によりますが、基本的に電話の台数ではデスクの数と会議室数を足した数が目安になります。

【ひかり電話】

今急速に普及しているひかり電話は1光ファイバーで複数のチャンネルを確保できるコストの安さが知られており、キャリアや契約メニューによって異なりますが、最大100チャンネル（100回線）を要するものもあります。このようにビジネスホンの導入コストは、電話機の台数、回線数に影響を受けます。

ひかり電話2回線、据え置き型3台、ブルートゥース対応コードレス電話機1台、電話回線内蔵ユニット、主装置などの購入相場は約32万円です。また、リース料金だと月々約6000円ほどになります。これが電話機6台、コードレス電話機1台に増えると購入相場は約52万6000円になり、リースだと月々約9000円ほどです。また電話機10台、コードレス電話機2台の構成になると約102万6000円になり、リースだと月々約1万7000円ほどになります。

購入して利用する際には中古ビジネスフォンを利用するとコストダウンを目指せます。

ビジネスフォンを導入する際の注意点

ビジネスフォンを導入する際には注意点があります。

■ビジネスフォンは電話機だけでは機能しない

ビジネスフォンは、電話機だけで機能するわけではなく、主装置や内蔵ユニットと組み合わせなければ機能を発揮できません。そのため電話機に電話線（ひかり電話回線）を接続しても、電話機としては使えません。

■ビジネスフォンは電話機と主装置が同じメーカーでないと使えない場合が多い

ビジネスフォンはメーカーごとに主装置や電源などのユニットをセット販売しているため、異なるメーカー同士のビジネスホンと電源ユニットや主装置を組みあせて利用するのも難しくなっています。現在のビジネスフォンに主流であるひかり電話を利用する際には、インターネットを利用するようにプロバイダー契約が必要になります。

■電話線の回線には時間がかかる

また、電話回線の契約は特に時間がかかることが指摘できます。電話回線が関係する工事では、早くても1週間以上、遅い場合は1ヵ月前後かかることが一般的なので、オフィス移転や新規オフィスの利用に合わせて行うことが大切になります。

ビジネスフォンの専門業者は、電話台数の確保や電話回線の敷設、必要な機能の設定やチェックから、回線契約まで代行してくれるため、オフィスの予定利用日時や移転日時などを綿密な打ち合わせをしておくことが大切です。

■使用人数によってはビジネスフォンが必要ない場合がある

ビジネスフォンが向いているのは5人～10人いる場合や将来成長を目指すベンチャー企業などであるため、個人事業主や家族経営している場合は、必要性を吟味しましょう。家庭電話にオプションを付ければ解決できる場合には、ビジネスフォンではなく、家庭電話のオプションサービスを利用するほうがコストを削減できます。

ビジネスフォンについて解説しましたが、いかがでしたでしょうか？ビジネスフォン導入の際には、価格やメリット、問題点などもしっかりと考慮し検討しましょう。