ペーパーレス化|メリットや導入事例、実施方法について紹介

ペーパーレスとは、その言葉の通り「紙を減らす」という意味です。近年環境問題がますます深刻化していることや、電子機器の発展によりペーパーレス化を推進する企業も増えています。今回は、オフィスにおけるペーパーレス化についてご紹介します。

2018年02月07日

ペーパーレス化のメリットについて

 

〇コストカットができる

ペーパーレス化によるメリットとして、紙代や印刷代のコストカットができます。紙媒体の資料だとどうしてもミスプリントなどで無駄が発生してしまいます。

 

〇業務の効率化

紙媒体の資料のファイリングは思っている以上に時間がかかってしまいます。書類を紙媒体から電子にするだけでファイリングにも時間がかからず、探す際にもスムーズに行えます。

 

〇環境に優しい

紙媒体に比べ、書類等を電子保管にすると不要になった際にゴミにならず、環境にも優しいです。

 

 

 

ペーパーレス化で期待できることとは?

 

ペーパーレス化に正しく取り組んでそれが実現した場合には、仕事の精度・時間短縮・省スペース・費用の節約が可能になります。

 

電子化によってデータ化すると、仕事の精密度・正確性が高まることが期待できます。また作業時間自体も大幅に短縮することができるでしょう。

 

さらに紙媒体では、スペースの確保も問題となってきます。たとえばISO9001などで文書ごとに管理期限を定めるにしても、保管するにはそのための場所というものが必要です。

 

大抵は段ボール箱に入れられて倉庫にしまわれますが、資料が必要になったときの手間もかかります。そして文書の印刷・配布・保管にはそれ自体コストがかかっていますが、それを削減することができます。

 

 

Photo on Visual hunt

 

 

ペーパーレス化を目指すための4つのポイントとは

 

ペーパーレス化を推進するには、時間・費用・労力が非常にかかります。したがってそのコストに見合う結果が得られなくてはなりません。以下はそのための4つの方法と4つのポイントです。

 

①紙媒体の電子化

②所定サーバーへの登録

③インフラストラクチャ―の整備

④プロジェクトチームによる展開

 

 

まずは、紙資料の電子化・所定のサーバーへの登録・インフラストラクチャーの整備・プロジェクトチームによる展開がその方法となります。ポイントとなるのは、トップダウンによる強力な意思統一・目的の明確化・従業員教育・成果の明示が考えられます。

 

ペーパーレス化を実現するには物理的な環境と推進者による活動が当然必要です。いわばハード面です。そして顧客サービスの向上を図るための手段であることの全社的意思統一が必要になってきます。

 

 

Photo on VisualHunt.com

 

 

ペーパレス化実現へ|タブレット端末の導入

 

紙媒体の資料がなくなっても、ノートやメモに個人個人で記録していては手間ばかりがかかります。また従業員全員にラップトップ・コンピュータを支給しても、意外にかさばるもので機動性に難があります。

 

今日ではタブレット端末を有効利用すれば、紙媒体の資料は一切持たず、いつでもタブレット端末からデータベースにアクセスして必要なデータを瞬時に検索することができるようになります。

 

 

Photo on Visual Hunt

 

ペーパーレス化を行った企業事例

 

■三井住友海上火災保険株式会社

三井住友海上は顧客サービス向上の一貫としてこの案件に取り組み、オペレーターによる顧客対応の迅速化、資料検索性の高さ、タブレット端末支給による紙媒体資料のゼロ化に成功しています。

 

■JA全農とちぎ

JA全農とちぎは、2007年から経営会議にペーパーレス会議を導入、独自システム環境の構築とIT活用によって、煩雑になっていた会議の配布資料をゼロにして情報共有化に成功しています。

 

特にISO14001の認証取得済みであることから、その整合性をはかるために取り組みがなされ、環境負荷低減のための紙媒体資料の削減は必須命題でした。

 

 

 

 

最後に

 

事業を継続するつまり利益を生み出し続けるには、当該企業の社会的信頼度を高めていかなくてはなりません。こうしたオフィス改革が仕事の精度と正確さそしてスピードを向上させ、顧客満足度を高めることでその信頼を勝ち取るのが一番です。

 

企業活動はその企業自体のサステナビリティーだけではなく、環境のサステナビリティーとともにあることを理解しなければならないのです。

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