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レンタルオフィスとは?メリット・デメリットを他のオフィスと比較

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近年、働き方改革や時代の要請もあり、オフィスの在り方も従来の在り方にはとらわれない柔軟な形態が認められています。

その中でも注目のオフィス形態の一つが「レンタルオフィス」です。オフィスに関わらずトレンドとなった「シェアリングエコノミー」の代表的な形の一つと言えますが、単にシェアすることによるコストメリットだけでなく、それ以上の価値が生み出しうるのもレンタルオフィスの魅力です。

今回はレンタルオフィスについて、他のオフィス形態とも比較しながらメリットやデメリットなどの特徴について解説していきます。

レンタルオフィスに興味を持っている企業様だけでなく、どういったオフィスのスタイルが自社の働き方に合致しているか迷っている法人様にも参考になる内容なので、ぜひご一読ください。

2021年06月15日


この記事を読むのに必要な時間は約 19 分です。

 

レンタルオフィスとは?

 

 

「レンタルオフィス」の定義には少し幅がありますが、一般的には「施設内に入居者の占有スペース(個室)とラウンジや会議室などの共有スペースが存在するようなオフィス施設」のことを指します。シェアオフィス、サービスオフィスというような言い方をすることもあります。

 

共有のラウンジでは、解放的な空間で気分を変えて仕事をすることや、入居者同士で交流することも可能です。会議室が備え付けられている場合、入居者が予約制など公平なルールで使うことができ、来訪者を迎えてある程度セキュリティが担保された空間でミーティングを行うことも可能です。

 

それぞれの入居者が契約しているとコストが上がってしまうような共有の設備を「シェア」することでオフィスの固定費を下げることができるだけでなく、入居者同士での交流から新たな価値が生まれることが期待できるところも大きな魅力です。

 

共有設備の内容はそれぞれのレンタルオフィスによっても大きく異なりますが、中にはビジネスに役に立つ書籍が多く取り揃えられているオフィスや、ソフトドリンクが無料で飲み放題のオフィス、アルコール類を販売しているオフィスなどもあります。

 

レンタルオフィスの事例

 

 

実際に「レンタルオフィス」として活用されている物件を具体的に紹介していきます。

 

WeWork

 

WeWorkはアメリカ発のレンタルオフィスを提供する企業で、日本法人はソフトバンクの出資の元に営業しています。

 

都心をはじめとする全国の好立地に展開し占有スペースに加えて充実した共有スペースも展開しており、「レンタルオフィス」としての利用だけでなく、主に小規模事業者向けにコワーキングスペースのような位置づけでのプランも提供しています。

 

賃料はレンタルオフィスとしてはやや割高ですが、コスト削減よりも入居者同士の交流、「コラボレーションワーク」を重視しており、交流イベントが積極的に開催されるだけでなく、他拠点の入居者同士でも積極的に繋がりやすいようオンラインコミュニティも運営されています。

 

クロスオフィス

 

クロスオフィスはオリックスが都内に展開しているレンタルオフィス・コワーキングスペースです。

 

占有的な空間として専用デスクから数人単位~のサービスオフィスを展開しており、契約の変更が柔軟であるため、立ち上げ時はコワーキングスペースや専用デスクを利用し、ビジネスの拡大に伴ってサービスオフィスを契約していくように事業のフェーズにあわせた使い方も非常に柔軟です。

 

契約した拠点だけでなく、他拠点の設備についても時間の制約はありますがある程度柔軟に利用可能なため、アポイントの予定に合わせたり、気分を変えて働きたい場合にも活用できます。

 

レンタルオフィス以外のオフィス形態と特徴

 

レンタルオフィスはオフィス形態の一つですが、他にどのようなオフィスの形態が取りうるのか、代表的なものとその特徴についてまとめていきます。

 

自社オフィス

 

自社で不動産を所有している場合、その物件内にオフィスを構えることが可能です。自社でオフィスを構えた場合、固定資産税や修繕費といったコストはかかってくるものの、言うまでもなくオフィスの月額の賃料は発生しないどころか、自社で利用する以外のスペースについては店舗やオフィスなどのテナントとして貸し出すことによって家賃収入を得ることも可能です。

 

また、オフィスを改装したい場合もオーナーが自社であるため「オーナーに許可を取る」といったハードルは一切なく、構造や法律に適合している範囲であれば自由に改装を加えることも可能です。

 

一方で、自社で不動産を所有しているとオフィスの移転などの自由が利きにくくなるほか、テナントを募集して家賃収入を得る想定の場合、空室が続くことで維持コストの方が高くつき、赤字となってしまう場合、入居者との直接のトラブルや入居者どうしのトラブルなど、不動産オーナーならではの悩みを抱えることにもなります。

 

また自社で不動産を持つためには大きな資金を用意する必要、もしくは多額のローンを組む必要などもあり、そもそものハードルが高い側面も見られます。

 

テナントオフィス

 

テナントオフィスとは、入居者がオーナーから占有的な空間を賃貸契約し利用するようなオフィス形態を指します。一般的に、賃貸されているオフィス物件はこの「テナント」の形式を取っています。

 

契約している空間は占有的に使用することができるため、空間の利用用途の裁量が大きいほか、セキュリティ面でも安心感があります。

 

一般的に、居住用の賃貸物件は入居者が内部を工事を伴うような改装はできないことが一般的ですが、オフィスの場合はオーナーの意向があれば、退去時に原状回復を行うことを条件に、改装もある程度自由に認められている場合もあります。ただし、オーナーの意向によっては、改装にも制約がかかるケースもあります。

 

テナントのオフィスに入居した場合、月々の賃料がランニングコストとして発生しますが、物件を所有していない分、移転などに伴う退去もある程度柔軟で身軽であることが強みとして挙げられます。

 

ただし、一般にテナントオフィスの退去は6ヵ月程度前から解約の申し入れを行わなければならない場合もあり、居住用の賃貸と比べると解約にも制約がしかれています。また、契約の内容によっては一定の期間内の解約には違約金が発生することもあります。

 

コワーキングスペース

 

コワーキングスペースはイメージとしてはレンタルオフィスと近く、複数の入居者が共同で設備を使ってそれぞれの仕事をするオフィス形態です。しかし基本的には占有できる空間はないか、個別のブース程度であり、レンタルオフィスの「共有スペースのみ」といったような形式であることが多いです。

 

基本的には月額の利用料金は立地や設備の充実度合いに比べるとリーズナブルであり、フリーランス、個人事業主の方や数人程度の小規模なスタートアップであれば、このようなオフィスの利用の仕方でも十分ビジネスが回せるかもしれません。

 

占有スペースがない分、必然的に入居者同士の交流の機会も増えるため、そういったコラボレーションに期待する場合はレンタルオフィスよりもコワーキングスペースの方がより望ましいかもしれません。

 

一方で、占有スペースがない分、一定以上の規模の従業員を抱える企業にとっては現実的に難しい業態であるだけでなく、セキュリティのレベルとしても下がるため機密情報、秘匿性の高い情報を扱うような法人であれば1人、もしくは複数人であっても不向きなオフィス形態です。

 

SOHO物件(自宅兼事務所)

 

SOHO物件(自宅兼事務所)とはSOHO(Small Office Home Office)と呼ばれる働き方をする事業者が居住および仕事場として利用している物件です。

 

SOHOと呼ばれる事業者は場所を選ばない、エンジニア職やクリエイティブ職(ライター、デザイナー、イラストレーター)のフリーランスの業態と親和性が高いですが、全てのフリーランスが「SOHO」というわけではありません。

 

例えば一切仕事場を決めずカフェや一次利用のコワーキングスペースなどを転々とする「ノマドワーカー」はSOHOにはあたりません。また、フリーランスでも客先に常駐するようなスタイルで働いている人もいます。フリーランスの一部が居住地とは別に仕事用の物件を契約したり、居住用途と仕事用途を兼ねた物件(自宅兼事務所)を契約するようなワークスタイルを選択し、SOHOと定義されています。

 

特に後者の居住用途でもありながら事務所用途でもある、いわば家を職場としているようなSOHO事業者の「オフィス」が自宅兼事務所と言えます。

 

通勤の必要がない点、契約する物件が一つで良いので賃料が節約できる、もしくは予算を集中させてグレードの高い物件を選ぶことができる点、基本的にプライベートな空間のため、アレンジの自由度が高く、セキュリティも担保しやすい点などがメリットとして挙げられます。

 

一方で、仕事とプライベートの切り分けがしにくくなる点や、仕事環境を全て自分で用意しなければならない点などがデメリットとなりえます。物件によっては看板を掲げることや法人としての登記を行うことができないというケースも少なくないため、業態や事業の規模によっては運用が難しくなる可能性もあります。

 

バーチャルオフィス

 

バーチャルオフィスとは厳密には業務をする空間としてのオフィスではなく、事業のための「住所」を貸し出している業態です。

 

特定の仕事場を持たないノマドワーカーや、自宅で仕事をしながらもその物件が法人として登記できない場合などに活用される事例が多いです。

 

登記としての住所の貸出し、郵便物の受け取り・転送や、オフィスによっては電話受付のサービスなどを展開している場合もあります。

 

小規模な事業者の中では幅広く活用できる場合もありますが、そもそも「オフィス」ではないため、仕事をする空間を探している事業者にとっては選択肢には入りません。

 

レンタルオフィスのメリット

 

 

上記のようなオフィス業態と比較すると、レンタルオフィスは「テナントオフィス」と「コワーキングスペース」の中間的な位置づけと言えます。

 

それを踏まえた上で、レンタルオフィスのメリットを挙げていきます。

 

初期費用が比較的安い

 

占有的なテナントオフィスを賃貸契約する場合、人気の物件であれば初期費用として賃料12か月分の敷金が必要になるなど、多額の初期費用がかかるケースもあります。

 

レンタルオフィスの初期費用は、「年会費」「事務手続費用」といった名目での費用が入居時(および年会費は年間の更新時)にかかるケースはあるものの、「敷金」「礼金」といった名目の費用はかからないケース、あるいは少額であるケースも多く、入居時の初期費用は比較的低く抑えられる傾向にあります。

 

好立地に比較的安いコストでオフィスを構えられる

 

レンタルオフィスの賃料は運営業者や占有スペースの空間によっても差はありますが、一般的には好立地で占有的なテナント物件を賃貸するのに比べるとかなりコストを抑えられる傾向にあります。

 

オフィスを構える住所を重要視する場合、比較的低いコストで、ステータスとなるような立地(東京都千代田区、大阪府大阪市北区など)に住所を構えることも可能です。

 

共有設備が充実している

 

自社で全ての仕事に必要な設備を揃えようとした場合、大きな初期費用、もしくはランニングコストがかかります。しかし、レンタルオフィスの中でリソースをシェアするのであれば、その利用料金は月々のコストの中に含まれていたり、別途のオプションとなる場合でも自社で用意するのに比べると僅かなコストで済むケースが大半です。

 

オフィスの「家賃」だけでなくビジネスに必要な他のランニングコストについても抑えられる点もレンタルオフィスのコスト面での優位性と言えるでしょう。

 

退去時の対応が柔軟

 

テナントオフィスの場合、契約を解除し退去するにあたっては退去の6ヵ月前に解約申し込みをしなければならないケースも多くあります。

 

レンタルオフィスの場合、契約の内容次第ではありますが解約の申し入れは一か月前でよいなど比較的直前でも解約できるケースも多く、占有的なオフィスの契約に比べて非常に融通がききやすい場合もあります。

 

入居者同士の交流がビジネスチャンスに繋がりうる

 

リソースをシェアすることによってコストを抑えられることがレンタルオフィスの魅力の一つですが、加えてシェアしている入居者同士でのコミュニケーションが生まれやすいことももう一つの大きなポイントです。

 

そこから人脈が広まったり、新たなビジネスチャンスが生まれたりといったことも期待されます。

 

レンタルオフィスによってはそういった価値を重視しており、入居者同士の交流を促すようなイベントを定期的に開催していることもあります。

 

占有スペースでセキュリティや集中できる環境も確保できる

 

設備の共有によりコストを下げつつ、共有スペースで入居者同士の交流をはかりつつ、占有的なスペースも持っているため、セキュリティ性を確保できたり、集中したい時には占有スペースにこもることにより集中するなど、メリハリのある働きかたができる点も、レンタルオフィスのメリットとして挙げられます。

 

レンタルオフィスのデメリット

 

 

一方でレンタルオフィスのデメリットについても解説します。「シェアする空間」ならではの制約がかかる点が多いことがデメリットになりえます。

 

利用できる日時に制約がある場合がある

 

レンタルオフィスの中には24時間、365日出入りが自由なオフィスもありますが、中には営業時間が制限されているようなオフィスもあります。

 

緊急対応するような業態でなかったり、必ずしもオフィスにいなくても仕事ができる業態であれば大きな問題にはならないかもしれませんが、業態によってはこういった点もリスクとなりうるので注意が必要です。

 

共有設備は自由に利用できない可能性がある

 

会議室などの設備を共有することは自社で占有するのに比べてコストを削減することが可能ですが、シェアしている以上、他の入居者との予約の兼ね合いで自由に利用することができないケースもあり、デメリットになりえます。

 

利用頻度が高いことが想定される場合は、予約率を事前に確認するなどの対策を取ったほうがよいケースも考えられます。

 

占有スペースでも自由にアレンジできる裁量が少ない

 

レンタルオフィスの中には自社で占有的に使えるスペースもありますが、そのスペースを改装することを許可しているケースは稀です。

 

入居、退去の自由度が高い分、空間に施工を行うようなアレンジに対する制約は高いとも言えます。

 

占有のオフィスを持っていないことがマイナス評価に繋がる可能性がある

 

取引先によっては、オフィスの住所が占有的なオフィスではなくレンタルオフィスであることをマイナス評価と捉えることがあるかもしれません。

 

近年はソフトバンクのような大手企業が一部の業務をWeWorkのようなレンタルオフィスに移管しているようにレンタルオフィスを利用すること自体も一般的にはなってはいるものの、古くからのしきたりを重視するような企業や取引先のセキュリティ要件を気にする企業にとっては減点要素となるケースもないとは言えません。

 

強固なセキュリティ要件を満たさない可能性がある

 

占有的なスペースが確保できるため一定のセキュリティは担保されていると言えますが、空間全体を占有的に利用できるテナントのオフィスと比較すると不特定多数の人が空間に出入りするため、扱っている情報や物品に強固なセキュリティが求められる場合には不安が残る可能性があります。

 

そういった業態においてはそもそもレンタルオフィスを利用することは適さないかもしれません。

 

SERECTではレンタルオフィスを含め理想の選択肢を見つけやすい

 

 

レンタルオフィスはそのオフィスが展開するサービスと自社の業態・ビジネスの規模などの相性が良ければ非常に活用しやすい環境が整っていますが、一つの課題としてどのレンタルオフィスが望ましいのか、一括して比較できる機会が少ない点が挙げられます。

 

SERECTではレンタルオフィスを含めた物件のオーナーと直接繋がることが可能です。自社のワークスタイルにとって望ましいと思われるレンタルオフィスを一括で比較し、そのオーナーと直接交渉することによって、理想の環境を確保しやすくなります。

 

また、場合によってはレンタルオフィスではなく、テナントで入居したほうが良いと思った場合にも、テナント物件のオーナーも同時に探せるためオフィス形態の決め打ちをしなくてもフラットに比較検討することも可能です。

 

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まとめ

 

 

レンタルオフィスは新しいオフィス形態の一つとして、一般的なテナントオフィスとコワーキングスペースの中間的な位置づけであり、コスト面・柔軟性とセキュリティ面のバランスの良さや、入居者同士のコミュニケーションなどが魅力として挙げられます。

 

レンタルオフィスでどのような設備が共有利用できるかや、どのような形で入居者との交流の機会があるかはレンタルオフィスを展開している事業者によっても異なるため、ぜひ自社にあったオフィスを探してみてください。

 

オーナーと直接やり取りができることにより、より理想の物件を見つけやすくなるケースもあります。

 

この記事を書いた人

IBASHO編集部

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オフィスで働くことをもっとたのしく・働く場所としてもっと快適に。「はたらく人を幸せにするメディア」IBASHOを運営しています。
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