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社内チャットで業務の生産性が上がる！おすすめ社内チャットツール紹介
働き方・キャリア
公開 2017.07.27
更新 2024.08.02
公開 2017.07.27
更新 2024.08.02
日々の社内コミュケーションは、電話やメールでのやり取りが中心です。最近での社内コミュニケーションとして「チャット」を導入する企業が増えています。ここでは、社内チャットについてご紹介していきます。
目次
社内チャットとは
社内チャットとは、社内においてインターネットを介してリアルタイムできるコミュニケーションツールです。チャットは、メールより伝達が早く、速やかに連絡を取り合う必要がある時や、メールで送るほどでもない内容を送るには最適です。そのような理由から、社内チャットを導入する会社が増えているようです。
チャットは、メールより伝達が早く、速やかに連絡を取り合う必要がある時や、メールで送るほどでもない内容を送るには最適です。そのような理由から、社内チャットを導入する会社が増えているようです。
社内チャットを使用するメリットについて
リアルタイムでコミュケーションがとれる
社内チャットを使用するメリットとして、リアルタイムでコミュニケーションがとれることが挙げられます。メールでのやり取りは、気が付くまでに時間がかかってしまったり、見落としてしまうなんてこともあります。社内チャットはタイムラグなくスムーズにコミュケーションがとれます。
気軽に使うことができる
社内であってもメールでやり取りしようとすると、ビジネスマナーを気にしてしまったり、用件以外のことも書かなければならなくなるため、必要以上に時間がかかってしまいます。チャットでは用件のみを送ることが出来、話し言葉でのやり取りになるため、気軽に使うことができます。
複数人で情報共有が可能
複数人で情報を共有したいというときにチャットは役立ちます。メールで複数人に情報を送るとなると漏れてしまったり、送り間違えいなどが発生します。しかし、チャットを使うことで前もって送るグループの設定が可能なため、送り間違いや漏れなどのミスを防ぐことができます。
管理しやすい
チャットツールは管理しやすいといった点でも優れています。メールと違い、迷惑メールなどウィルスの影響がないということや、メールよりもやり取りした内容が見やすいことも特徴です。大事な情報を見逃してはならない会社にとっては、管理のしやすさが魅力となります。
コスト削減になる
コストの面では無料のチャットツールを使うことで、メールや電話を使うよりも費用の削減ができます。端末ごとに通信料というのはかかりますが、携帯電話又はスマートフォンの契約を見直すことでチャットだけ使う場合は料金が加算されることはありません。
おすすめの社内チャットツールの紹介
メリットとデメリットについてをある程度知った上で、無料で使える社内チャット向けのツールを紹介します。多くのツールはアプリとしての提供も行っているため、パソコンのみならずスマートフォンなどの端末でも社内チャットツールを利用することができます。
ただ、ツールによって料金とプランの設定は異なっており、大まかに完全無料タイプ・制限範囲内で無料のタイプ・有料タイプがあるので会社に適した内容のツールを選ぶようにしましょう。
ChatWork（チャットワーク）は、有料プランと無料プランで分かれているため無料プランだと有料プランより使用可能な機能範囲が狭くなりますが、クラウド型のビジネスチャットでチャットの他にビデオや音声による電話・ファイルの共有・タスクの管理などの機能があります。
無料プランではストレージは5GB、グループの作成数は14つまでの使用が可能です。ビデオ電話に関しては、一対一でのみ行えます。導入している会社及び企業が多いという実績を誇り、セキュリティ面で優れていることがポイントです。
完全無料で使用することができる社内チャット向けツールは、cybozuLive（サイボウズライブ）です。チームやサークルなどのグループでの情報共有に特化しているツールで、掲示板やファイルの共有も行えます。
アンケートやスライドショーの作成も可能で、会社だけでなくPTAなどのさまざまな場面で活用されています。作成できるグループ数が無制限で、共有した情報をまとめることができる機能もあるため情報の管理が行いやすいことが魅力のチャットツールです。
制限範囲内で無料のチャットツールには、Typetalk（タイプトーク）などがあります。Typetalk（タイプトーク）は無料で使用する場合は10人までしか使用できないので、少人数向けツールとなります。
添付ファイルの容量上限は1GB、連帯できるサービス数は5つ、検索することができるメッセージの数は10000件となっています。社内チャット向けのツールではありますが、楽しいコミュニケーションを目的として作られているため、メッセージに対するいいね機能などSNSのようなコミュニケーションツールとしての機能が充実していることが特徴です。
企業向けのLINEである、LINE WORKS（ラインワークス）。LINE WORKSは、社内や団体内でのコミュニケーションツールです。LINEWORKSの基本機能としては、「トーク機能、ホーム機能、アドレス帳機能、メール機能、カレンダー機能、ドライブ機」があります。LINEWORKSの料金プランには①ライトプラン（月々360円）、②ベーシックプラン（月々600円）、③プレミアムプラン（月々1200円）３種類あります。値段によりついてくるオプション機能が多くなります。
「tocaro（トカロ）」は、社内外でチャットやファイル、タスクの共有を簡単におこなうことができます。tocaro（トカロ）の機能として、ToDo管理やつながりを自動で整理・可視化する機能があり、円滑な意思疎通を行うことができます。あらゆる形式のデータを共有することができ、検索力にも優れています。
また、複数拠点を繋ぐビデオ会議が可能で、どんなに離れていても、場所を気にせず簡単に会議を行えます。移動時間や交通費を削減し、時間を有効活用できます。
社内チャット導入事例
・IT系企業A社 (WEB開発、制作)
社員数：約50名から100名程
導入目的：情報を共有する作業の効率化と、企画内容の管理を効率化
A社での社内チャット活用法
●企画内容やチームごとにグループを設ける
企画内容やチームごとにグループを設けて、業務を共にする社員たちが情報共有をしやすいようにしています。
●社内全体として、重要な内容は社内チャットに残す
早急にリアルタイムで共有する内容の他に、重要な内容についても社内チャットで残すようにしています。社内チャットに残すことによって、後で振り返ることができます。
また、部署や職種ごとのグループも作成しているため、必要な情報を必要な社員と共有することが実現されました。社員全体に届けるべき情報は、社長などの役職の人が専門で配信する枠を作って、その枠内で配信しています。やり取りだけでなく、全体で確認してほしい内容を配信するだけという活用法もあるのです。
A社で社内チャット導入後の効果とは
●会議が少なくなったことで、時間を有効活用できる
社内で情報共有をする時に会議が行われることがありますが、社内チャットを活用することで会議の数を減り、その分の時間を有効活用できています。
●口頭での伝達を社内チャットにしたことで、正確な情報伝達ができるようになった
今まで情報を伝えたい人に直接口頭で伝達していましたが、社内チャットに変更したことで、時間短縮にもなり、内容の再確認もできるため、効率よく業務を進めることができています。
このように、A社では時間を有効的に使えるようになったこと、円滑な情報伝達及び共有も可能になったそうです。情報のやり取りや共有がリアルタイムで簡易的に行えると会社の活気や社員の仕事力の向上につながります。
社内チャットの課題点
社内で使用する情報共有ツールとして優れていることは確かですが、導入することで課題が生じないとは言い切れません。社内チャットを検討する際には、デメリットもおさえておきましょう。
■社内で普及せず使われなくなることもある
導入してから課題として浮彫になることは、ツールを使いこなせないことです。使いこなせずに使わなくなることが一番大きな課題として挙げられており、実際に社内での情報共有で使用されているツールは電子メールの方が多いとされています。導入してみたもののツールにある機能を使いきれず、又は使い方が分からずに使わなくなるといった流れが起きてしまうことがあります。
■複数のコミュケーションツールにより正しい情報が伝わらない
さらに、社内でチャットをメインで使用している人とメールをメインで使用している人で分かれてしまうと、情報共有に於いて混乱が生まれることがあります。
■セキュリティ面での懸念
チャットツールは気軽に使えて便利ですが、心配となるのは、セキュリティ面です。社内向けのツールを使用する場合は、情報を外部へ漏洩させないことが徹底することがマストとなります。会社で使う時には一般的なチャットよりも社内向けツールの方がセキュリティ的に安全かもしれません。
■システムによってはコストがかかってしまう
有料の社内チャットを使用する場合は、導入コストや月々にかかるサービス使用料が発生します。導入の際には、無料の社内チャットを検討するか、有料の社内チャットの場合には発生コストをあらかじめ確認する必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？TPOを考えて気軽に使えるチャットとメールを使い分けることによって、社内コミュケーションがさらに活発なり、業務もスムーズに行うことが可能となります。
最近では様々なチャットツールが開発されているので、実際に導入される場合には、予算やセキュリティなどを考え、無理なく使えるものを選びましょう。
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