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オフィスの受付iPadにおすすめのアプリ・システム2選紹介
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公開 2020.06.13
更新 2023.06.21
公開 2020.06.13
更新 2023.06.21
最近、導入する企業が増えてきている受付システムによる受付の無人化。受付対応にかかる人件費や手間の削減・スペースの縮小化などのメリットがあり、受付システムの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか。
今回は、受付システムをiPadで導入した場合のメリットやおすすめのアプリ・システムをご紹介します。
目次
オフィスの受付をiPadにするメリット
受付対応にかかる人件費や手間の削減・スペースの縮小化など様々なメリットがある受付システムによる受付の無人化。iPadを使用して受付システムを導入することでさらなるメリットが期待できます。
ここではそのメリットについて、詳しくご紹介します。
来客対応が必要なくなりコスト削減につながる
まず、受付の無人化により生まれる最大のメリットが、コストを削減できるということです。
有人での受付の場合、来訪者をいつでも迎えられるよう受付専門の担当者を置く必要がありました。しかし、受付システムを導入し受付を無人化することでその分人件費を削減することができ、各担当者が直接来訪者とやりとりすることが可能になるため、取り次ぎの手間も削減することができます。
また、受付システムにはロボットや専門の機械ではなくiPadを使用することで、受付業務にかかるコストを格段に抑えることができます。
iPadはスペースを取らないため、小さいスペースに置くだけで済む
有人での受付の場合、少なくとも一人分のスペースが必要なのに加え電話やパソコンなどを置くスペースも確保する必要があり、受付だけでかなりのスペースを使用していました。
そこで受付システムを導入し受付を無人化することで、受付のために使用していた広いスペースが機械一つ分にまで抑えられ、限られたスペースをより有効活用できます。
また、iPadであれば卓上やスタンドなどさまざまな場所に設置できるため、オフィスレイアウトの幅も広がるでしょう。
オフィスの受付iPadのアプリの選び方
受付システムに夜受付の無人化を導入する企業が増えるにつれ、iPadで使えるオフィス受付アプリも増えてきています。アプリの選び方や重要視すべきポイントについて詳しくご紹介します。
機能によって料金が異なる
受付アプリは受付対応はもちろん、通知設定、来客情報の管理などさまざまな機能が備え付けられていることが多く、その機能によって料金が異なる場合が多いです。
自社にとって必要な機能を見極め、それに合ったアプリや料金プランを選択しましょう。
なぜアプリを導入したいのか理由をまとめ目的に合わせたアプリを選ぶ
受付アプリによって特色や得意としているサービス内容が異なります。
「来訪者と各担当者のやり取りをスムーズに行いたい」「来客情報についてのセキュリティを強化したい」など、アプリを導入する目的や期待している効果を整理してまとめることで、自社に合った適切なアプリを選ぶことができるでしょう。
オフィスの受付iPadのおすすめのアプリ・システム2選
最後に、おすすめしたいオフィスの受付アプリを２つご紹介します。
先述した受付アプリを選ぶ際のポイントを抑えつつ、ぜひ参考にしてみてください。
尚、ご紹介する２つのアプリはどちらも無料で使用可能なプランが用意されているので、特徴やメリットを知って自社に合いそうであれば試験的に導入してみてもよいでしょう。
RECEPTIONIST
2,500社以上の導入実績があり、さまざまなメディアでも紹介されている、RECEPTIONIST（レセプショニスト）。
SlackやChatworkなどのビジネスチャットやSMSと同期させることで担当者へ来客通知が直接届き、スマートフォン専用のアプリを使えばいつでも来客通知や履歴を確認できるところが大きな特徴です。
来訪者との日程調整や会議室等の管理もWEB上で簡単に完結するため、日ごろからビジネスチャットやWEBサービスを使って連絡をとることが多い企業におすすめです。
ACALL
利用する機能によって選べる3つプランが用意されており、ベンチャーから大企業まで3,000社以上の導入実績がある、ACALL（アコール）。
連携可能な外部サービスが多く、受付対応はもちろん、入退出の際のセキュリティ強化、アポイント管理などさまざまな社内業務をスマート化することができます。
スマートオフィス化を目指している企業にはぜひおすすめしたいサービスですが、シンプルな受付対応のみ利用できる無料のBasicプランも用意されているので、まずは受付として利用したいという企業にもおすすめです。
オフィスの受付iPadでコストを削減しスマートな受付に！
導入することで、人件費などのコスト削減、スペースの縮小などさまざまなメリットがある、iPadによるオフィス受付システム。
受付からスマート化を目指し、限られた工数やオフィスのスペースを有効に使いましょう。
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