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オフィスに受付システムは導入した方が良い？おすすめ2選もご紹介！
ファシリティナレッジ
公開 2020.06.13
更新 2023.07.14
公開 2020.06.13
更新 2023.07.14
働き方改革や働き方の多様化が進む昨今、オフィスの受付スタイルも変化してきています。取引先の会社を訪れた際、受付システムによる無人の受付対応を経験されたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、受付システムを導入するメリットやおすすめの受付システムをご紹介します。受付システムの導入を検討されている場合はぜひ参考にしてみてください
目次
オフィスに受付システムを導入するメリット
オフィスに受付システムを導入することで、企業にも来訪者にもうれしいメリットが期待できます。まずは、受付システムを導入した場合に考えられるメリットを2つご紹介します。
すぐに担当者につなげることができ、スムーズに受付を済ませられる
オフィスの受付システムは機械が自動的に受付をしてくれるだけでなく、来訪情報が担当者へ直接通知される機能が備わっています。有人での受付の場合、来訪者と各担当者の間に受付担当者が入りワンクッション置いた対応になっていましたが、受付システムを導入することで取り次ぎの時間など来訪者を待たせることなく、スムーズな受付対応が可能となります。
また、ビジネスチャットとの連携が可能であったり、専用のアプリケーションを用意している受付システムを選べば、社外問わずいつでも来訪情報や履歴を確認することができます。
受付を無人化することでコスト削減に
受付システムを導入し受付を無人化することで、受付専門の人員や内線対応の工数を減らすことができ、コスト削減に繋がります。
また、受付システムを導入した場合必要となる機械は比較的小型の物が多く、受付カウンターが必要とされる有人での受付に比べ、大きなコスト削減・スペースの縮小も期待できるでしょう。
オフィスの受付システムの選び方
選ぶ受付システムによって、機能や用意されている料金プランは異なるものです。自社に合った適切な受付システムを選択するためのポイントを2つご紹介します。
システム導入に至った理由や目的にあったシステムか
「コストを削減したい」「社内業務をスマート化したい」など、企業によって受付システムを導入する理由や目的はさまざまでしょう。
同時に、特性や得意とするサービスの内容、用意されている料金プランは各受付システムによって異なります。
受付システム導入に至った理由や目的をしっかりと整理してまとめ、受付システムを選ぶ判断材料として活用しましょう。
来訪者が使いやすいか
受付システムを導入したことでコスト削減に成功し、社内業務がスマート化しても来訪者に使いづらいと感じさせてしまうことがあれば、企業のイメージダウンにも繋がり逆効果になってしまいます。
デザインや操作性もよく確認し、自社での受付対応を想定しながら適切な受付システムを選びましょう。
おすすめのオフィスの受付システム2選紹介
最後に、おすすめのオフィス受付システムを2つご紹介します。
受付システムの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
RECEPTIONIST
日程調整から来客受付までを自動化することが可能になる受付システム、RECEPTIONIST（レセプショニスト）。
受付コード発行、担当者の名前で呼び出しなどさまざまな受付方法を用意しており、はじめて操作する方でも分かりやすく簡単に操作可能です。
受付画面のカスタマイズもできるので、オフィスのつくりや来客状況に合わせて設定を変更したり、会社のイメージをアピールすることも可能です。
シンプルな受付機能が使えるスタンダードプランはメンバーが10名以下の場合無料で利用できるので、気になるという方は無料プランから試験的に導入して検討してみてはいかがでしょう。
Smart at reception
AI機能や音声機能を搭載し、大手企業への導入実績を持つ受付システム、Smart at reception(スマートアットレセプション)。
AI機能による音声での操作アシストや、事前に送信したQRコードや受付番号での呼び出し、音声入力による操作など来訪者の負担を減らしたストレスフリーな受付対応が可能になります。
また、オプションとして、AI機能搭載のロボット「Pepper」での受付対応が可能になるSmart at robo for Pepperと連携することもできます。「無人化することによってアットホーム感が損なわれてしまうのではないか」「賑やかな雰囲気で来訪者を迎えたい」という場合には、オプションとしてSmart at robo for Pepperの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
Smart at receptionでは、メンバーが100名以下の場合に利用できSmart atの広告が掲載される、無償版の提供も行っています
気になるという方はまず無償版でお試ししてみるのもよいでしょう。
オフィスの受付システムは機能性をしっかりチェックして選ぼう
受付は会社の顔とも言われる場所だからこそ、来訪者に与える印象も重要視するべきでしょう。
コストや工数削減など企業側のメリットも踏まえつつ、来訪者に心地よく過ごしてもらえるオフィスづくりを、まずは受付から叶えていきましょう。
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