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公開 2020.06.13 更新 2023.06.21

オフィスレイアウト変更の際は目的の把握が最重要！～手順や注意点、費用の相場を紹介～

公開 2020.06.13 更新 2023.06.21

オフィスのレイアウト変更で、満足感の高いオフィスを作るためのコツと注意点をご紹介します。レイアウト変更では、目的の把握が重要です。現オフィスの問題点を明確にし、解決できるようなオフィスレイアウトを考えましょう。費用の相場や、費用を抑えるコツも紹介するので、なるべくお得にレイアウト変更を済ませる参考にしてください。

オフィスレイアウト変更前にまとめておきたいポイント
- 変更したいと思った理由・オフィスの問題点をまとめる
- 変更後どんなオフィスにしたいのか、目的を明確にする
オフィスレイアウト変更時の業者選びのコツやかかる費用
オフィスレイアウト変更の手順
オフィスレイアウト変更には目的の把握が最も重要

オフィスレイアウト変更前にまとめておきたいポイント

オフィスのレイアウト変更において、事前準備は重要です。レイアウト変更を進める前に抑えておきたい、2つのポイントを紹介します。

【レイアウト変更の2つのポイント】

変更したい理由と、オフィスの問題点をまとめる
どんなオフィスにしたいのか、目的を明確にする

オフィスレイアウトを変更するのは、現状のオフィスにある問題点を解決するためです。オフィスレイアウトを変えたい理由を明確にし、問題点を列挙し整理しておくことで、変更後のオフィスを具体的にイメージできます。

変更したいと思った理由・オフィスの問題点をまとめる

オフィスレイアウトを変更したいと思ったことには、理由があるはずです。レイアウト変更したい理由をまとめておくことで、納得のいくレイアウトを考えられます。

レイアウト変更したい理由をまとめるには、現状のオフィスの問題点を列挙し、まとめておくのが有効です。「オフィス内の動線が使いづらい」「圧迫感があり仕事に集中しづらい」など、社員全員で問題を洗い出してみましょう。

今あるオフィスの問題点を解決することで、新しいオフィスが働きやすい環境になりますよ。

変更後どんなオフィスにしたいのか、目的を明確にする

レイアウト変更後のオフィスは、どんなオフィスにしたいのか目的を明確にしましょう。

新しいオフィスでの働き方や、どんな点を重視するのかを考えてみてください。”人1人が業務に集中できる環境にしたい”、”開放的でコミュニケーションが活発になるような環境にしたい”など、理想の働き方によってレイアウトも変わってきます。

実用性を高めたいのか、デザイン性を高めたいのかなど、レイアウト変更の目的を明確にしてみましょう。目的が複数ある場合は、目的ごとに優先順位をつけることも重要です。

オフィスレイアウト変更時の業者選びのコツやかかる費用

オフィスレイアウト変更にかかる費用は、業者や作業の内訳によって大きく変動します。費用を抑えるコツや、業者選びのポイントをあらかじめ把握しておきましょう。

ポイントは、どこまでの作業を業者に依頼するのかを決めることと、見積りの内訳を細かく出してもらうことです。

予算内で最適な業者を探す方法を見ていきましょう！

どこまで業者に依頼するかで依頼する業者が変わってくる

オフィスレイアウトの変更に必要な工程を、どこまで業者に依頼するかで費用は変わります。1つの業者にすべて依頼するのか、複数の業者にわけて依頼するのかによって、依頼する業者も変わります。

例えばレイアウトデザインと、実際の工事を別の会社に依頼する場合、会社選びとやり取りにかかる時間は2倍です。ワンストップですべてを任せられる会社なら、やり取りの手間は少なくなり、すべての工程を把握してくれているという安心感もあります。しかし、デザインはいいものの工事費が高めなど、細かな不満点が出てくる可能性もあります。

デザイン料などが高ければ良いわけではない

オフィスレイアウトのデザイン料は、高ければいいわけではありません。予算内で、自社の要望をどれだけ満たせるかに注目しましょう。

デザイン料や施工費用などには、様々な項目が含まれています。あれもこれもと様々な要素を盛り込んでいけば、上限なく費用がかさんでいきます。レイアウト変更の目的を念頭に置いて、適正な費用で目的を果たせるように、見積りをよく確認してください。

余計な費用を削るためには、見積りの内容は細かく記載してもらうことが必須です。業者には可能な限り細かい見積りを出してもらいましょう。

予算と目的にあった業者選びが重要

レイアウト変更の目的を念頭に置き、目的を達成できる業者を選ぶようにしましょう。

オフィスのデザイン性を高めたいのに、工期の短さが特徴の業者を選んだり、実用性重視なのにデザインに特化した業者を選んだりしないよう気をつけてください。気に入った業者が見つかっても、予算内でレイアウト変更できなさそうなら、業者を新しく選び直すことも必要です。

予算内で効率よく目的を果たせるよう、レイアウト変更をする目的を明確にし、なるべく多くの業者から相見積りを取りましょう。

オフィスレイアウトにかかる費用・相場

オフィスレイアウトにかかる費用と相場を把握しておくことは、レイアウト変更を予算内で済ませる上で重要です。主な費用と相場を、あらかじめ確認しておきましょう。

【レイアウト変更の費用・相場】

ケーブル移動費　15,000円
ネットワーク工事費　25,000円
電話工事費　20,000円
電気設備工事費　20,000円

上記はレイアウト変更費に含まれる、内訳費用の一例です。1坪あたり合計100,000～300,000円の費用がかかるといわれており、新しい家具に高額のものを選んだりすると、費用はさらに高くなります。

オフィスレイアウト変更の手順

オフィスのレイアウト変更は、時間のかかる作業です。レイアウト変更をスケジュール通りに進められないと、通常業務にも影響が出ます。

【レイアウト変更の手順】

レイアウト変更の目的を決める
業者を選定
スケジュールを決め、社内に告知
設備や什器の運び出し

レイアウト変更の手順を把握し、段取りよくスケジュールを組めるように準備しておきましょう。

オフィスレイアウト変更の目的を決める

まずは、オフィスレイアウトを変更する目的を明確にしましょう。

例えば、人員増加によって現在のオフィスが狭くなり、広いオフィスが必要になった場合で考えてみます。新しいオフィスの絶対条件は広さですが、動線の確保やスペースを効率的に活用するレイアウトデザインなど、限られたスペースを活かす工夫も必要です。

レイアウト変更の目的を明確にすることで、新しいオフィスにどんな工夫を施せばいいのかが見えてきます。

業者を選定

なるべく多くの業者から見積りを取り、レイアウト変更を依頼する業者を選定しましょう。

業者には見積りの内訳を、なるべく詳細に記載するよう依頼してください。レイアウト変更には様々な費用がかかり、大枠の金額のみ書かれた見積書では、どこにいくらの費用がかかっているのかがわかりません。レイアウト変更の目的に合った部分に費用をかけ、不要な費用を削るために、見積りの内訳は細かくチェックしましょう。

レイアウト変更の目的を達成できる業者をいくつか選び、選んだ業者の中から費用対効果の高い業者を選んでください。安さだけにこだわるのではなく、作業内容やアフターフォローもよく見て、業者を選びましょう。

具体的なスケジュールが決まったら社内にオフィスレイアウト変更を告知

業者を選び、施工の具体的なスケジュールが決まったら、社内にオフィスレイアウトの変更を告知しましょう。

レイアウト変更の施工中は、当然オフィスが使えなくなります。期限の迫った仕事を事前に済ませておいたり、取り組んでいる業務のスケジュールを調整したりと、社員にも準備が必要です。

また、細かな設備は社員で運び、レイアウト変更にかかる費用を抑えることもできます。余裕を持って社内にスケジュールを告知し、可能であれば社員でできる作業を行うことで、レイアウト変更にかかるコストを下げましょう。

什器の運び出し・通信回線の移転・搬入を1週間ほどで行う

什器の運び出しや通信回線の移転などには、1週間ほどの時間がかかります。余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

特に、社員で什器や設備の運び出しをする場合、余裕を持ったスケジューリングは重要です。運び出しのコツを抑えて、効率よく、余裕を持って運び出しを行いましょう。什器やオフィス家具は、大きなものから移動させます。細かなレイアウトが済んだ後で、大きな什器を設置するスペースが足りなかった、というようなことが起こらないようにするためです。

レイアウト変更のスケジュールが伸びれば、通常業務にも影響が出ます。スケジュール通りにレイアウト変更が完了するよう、余裕を持ったスケジュール設定と効率のいい作業を心がけましょう。