効率の良い会議の進め方とは|そのポイントとオススメツール紹介

みなさんは会議を効率よく行えていますか?会議というと時間の無駄だとか、時間を浪費するなどといったネガティブなイメージを持たれがちです。今回は効率良く会議を行うポイントなどをご紹介します。

 

2017年10月05日

会議は3種類に分けられる

 

会議には目的によって3種類に分けられます。それぞれの目的によって、時間配分や事前準備を変える必要があります。まずはその目的別で会議を分類していきたいと思います。

 

 

「判断する会議」

話し合う議題に対して、何らかの判断を下す会議です。「判断する会議」では、結論を出すことが目的でもあるので、結論が出しやすいよう判断材料の準備などが必要です。

 

 

「伝える会議

情報共有をするための会議です。「伝える会議」では、参加メンバーに対してメールや文面では伝えられない部分を共有する必要があります。また、この会議では時間をかけすぎないというのもポイントです。

 

 

「集める会議」

情報やアイデアを集める会議です。「集める会議」では、それぞれが持っている情報収集や、参加者にアイデアを出しもらいことを目的としています。そのため、事前に参加者に会議の趣旨を理解してもらい、参加者側が準備をする必要があります。

 

 

 

 

 

 

効率良い会議をするためにアイテム紹介

 

ボイスレコーダー/ビデオカメラ

ボイスレコーダーやビデオカメラを使って、会議の内容を記録に残すというのも会議を効率的に進める方法の一つです。議事録を作成する際にも会議中には簡単なメモを取り、会議に集中することができます。また、後々聞いたときに改善点などが分かるというのも、メリットとして挙げられます。

 

 

ICレコーダー YEMENREN 8GB 3072KbPS ボイスレコーダー 録音機 

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連続録音や再生30時間ができ。内蔵メモリー8GB、最大ビッドレート(3072KbPS)でも48時間録音でき、高解像度LCDディスプレイ付き。

 

 

 

ホワイトボード

会議でホワイトボードをすでに導入しているという人も多いでしょう。ホワイトボードを活用することで、会議参加者への情報共有がスムーズで、効率よく会議を進めることができます。

 

『プラス ホーロー暗線ドットホワイトボードボード壁掛 900×600mm WB-0906WHJG』

〈商品説明〉

ホーロー用鋼板にニッケル層を施した上にダブルコーティング。耐久性、耐熱性に優れ、キズや磨耗に強いホワイトボード。文字や図表が曲がらずきれいに書ける。軽くて丈夫なアルミ枠。

 

 

 

スタンディングテーブル

スタンディングテーブルは、海外では多くの企業で導入されていて、最近では国内の企業でも取り入れる企業が増えています。実際に座っての会議よりも時間が短縮でき、参加者が発言しやすい雰囲気であるなどの効果が挙げられている。

 

 

 

スタンディングデスク(スタンディングテーブル・ミーティングテーブル・オフィスワークテーブル・W1200・立ち作業) EHD-ST12050W サンワサプライ【送料無料】 

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立ち作業用デスクとして最適なH1200mmのスタンディングデスク。オフィスの壁際などに設置しやすい、奥行き500mmタイプ。脚フレームにはガタツキを押さえるアジャスター付きです。

 

 

 

 

 

 

【司会者向け】会議の進め方について

続いて会議の中で司会やファシリテーターの役割を務める場合の会議の進め方についてポイント紹介していきます。会議では、予定通りに進行できないケースや、結論まで至らない・・・そんなこともよくあります。しかし、進行役やファシリテーターの進め方で会議が効率よく、有意義なものとなるのです。

 

 

1)会議の目的を明確にし、会議のゴールを宣言しておく

 

司会進行役は、必ず行われる会議が、どの目的をもった会議何かを確認しておきます。そのうえで、参加メンバー対して「なぜこの会議を行うのか(会議の目的)」と「この会議の着地点(ゴール)はどこなのか」を会議前に伝えておく必要があります。

 

 

 

2)事前にヒアリングを行う

 

事前に参加メンバーにヒアリングを行うとさらに会議がスムーズに進行します。参加メンバーの温度感をある程度合わせることで、会議のゴールが近づきます。もしも事前ヒアリングで参加メンバーの温度感に差がある場合は、何らかの対策が必要です。

 

 

3)会議全体をコントロールする

司会者の役割で最も重要なのは、「会議全体をコントロールする」ことにあります。議題からそれていないか、時間はオーバーしていないか、というのも大切ですが、他にも参加メンバーが意見を出しやすい雰囲気にするなどの雰囲気作りも重要な役割です。

 

 

また、必要なら根回しもしておきましょう。例えばタイムキーパーをほかの人にお願いしておき、一定時間ごとに合図をしてもらうなどすると、時計に気を取られて司会者自身が議論に集中できないということがなくなります。

 

停滞しがちな議論を進めるために有用な方法はどんどん取り入れましょう。司会者は自分の意見や主張を求められる場面はあまりありませんから、とにかく皆にとって有益な議論になるように会議を導いてあげなければならないのです。

 

 

 

Photo via VisualHunt.com

 

 

会議での議事録の取り方の紹介

 

続いて議事録の取り方についてです。議事録は参加者にとっては振り返りになりますが、参加していないメンバーでも議事録を読むことでその会議の内容が理解できるかという点を考慮して取る必要があります。

 

 

■メモと議事録は別物であることを意識する

ここで注意していただきたいのが、会議中に取るメモと議事録は別物であるということです。議事録とは、一種のビジネス文書であります。その議事録を作成するためにメモを取るのです。誰が読んでもその会議の流れが分かり、さらに簡潔にまとめられている、それが議事録です。

 

 

■会議中のメモを取るツールを使い分ける

議事録作成のためのメモは、自分が取りやすいものを使用しましょう。会議では複数のメンバーの意見を同時に聞きメモを取ります。どうしてもメモを取っている間に話が進んでしまい、メモが取れなかったということがおこります。ですので、メモは手書き、PC、ボイスレコーダーなど、様々なツールを使い分けして取ることをおすすめします。

 

 

■決まったフォーマットを作成しておく

議事録には決まったフォーマットを用意しておくことをおすすめします。決まったフォーマットがあることで毎回の会議の流れが理解しやすくなります。また、議事録作成の時間の短縮にもなります。さらに、同じ形式のフォーマットを使用することで、作成者が違っていても内容にそこまで差がでません。

 

 

 

Photo via Visualhunt.com

 

【参加者向け】会議に時間を無駄にしない会議の進め方

 

では、続いては会議の参加者側の視点での会議の進め方についてご紹介します。会議に参加する立場であると、どうしても受け身になりがちです。会議に参加する以上は、会議に積極的に参加して、会議の時間が有意義な時間にしていただきたいと思います。

 

 

■会議の目的やゴール(着地点)を理解する

会議に参加する際は、その会議の目的とゴール(着地点)をしっかり理解したうえで臨みましょう。目的や最終的な着地点が分からなければ、たとえ積極的に会議に参加しても向かう方向が違ってしまいます。

 

 

■会議全体の雰囲気を大切にする

会議の雰囲気をつくるのはその会議の参加者です。雰囲気の良い会議では、良いアイデアや活発な意見が出る傾向にあります。

 

 

Photo via Visual Hunt

 

会議の質を上げるチェックイン&チェックアウト

会議やミーティングで使われる「チャックイン&アウト」をご存じでしょうか?

 

チェックイン・アウトとは

会議でのチェックイン・アウトとは、初めと終わりに行われる意識共有のことを意味します。最近では、大手企業をはじめ、多くの企業でこのチェックイン・アウトが導入されています。

 

チェックイン・アウトの方法について

1)会議に参加するにあたって、自己紹介や思っていることを参加者全体に向かって話す

2)細かい順番などは決めず、言いたい人から言う

3)誰かの発言中は、質問などはしない

4)会議終了後、率直な感想を述べる

 

 

会議の最初に参加者全員が一人ずつ自己紹介しながら、その日の会議にかける意気込みや最近仕事で困っていることや気になっていることを打ち明けていきます。会議が終了した後にまた一人ずつ、今度はその日の会議について感想を述べていくという方法です。

 

このチェックイン&チェックアウトでは会議に入る前後にそれぞれが自己開示することで、常に相互理解が深まった状態で会議を運営することにより、上述のような発言しやすい雰囲気や一体感を醸成することができます。お互い異なる意見を持っていたとしても、同じ会社で働き同じ目的に向かう仲間であることを確認する場にもなるのです。

 

 

Photo via VisualHunt

 

【最後に】

 

ここまで効率良く有益な場にするための会議の進め方について様々な角度から紹介してきました。間ばかりかかってしまい結論が出ない会議に嫌気が差している人は少なくないはずです。会議の効率化は労働者の過度な負担を減らし残業を軽減するためには必須の取り組みだと言われています。会議の進め方に課題感を持っている人は、ぜひとも参考にしてみてください。

 

 

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