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オフィスの原状回復でのトラブル回避のために!知識や考え方を解説

テナントオフィスを退去する際、必ずといっていいほど発生するのが原状回復の義務と、かかるコストの負担です。

原状回復に関してはオフィスの契約の中でもオーナー側とトラブルになるケースが多い場面であり、場合によっては予想外のコストを強いられてしまうこともありえます。

今回は原状回復について、基本的な考え方から、入居者が義務として負う部分の範囲、工期や予算からありがちなトラブルとその回避方法についても解説していきます。

原状回復に関する一通りの知識を抑え、トラブルを回避するための考え方についても共有していますので、オフィスの解約を考えている方、原状回復の範囲や予算などにお悩みの方はぜひご一読ください。

原状回復とは?居住用か事業用かで考え方が異なる

原状回復とは住居、オフィスなどの賃貸物件において契約の解除・退去に伴い賃借人(借主)が物件を入居前の状態(原状)に回復する義務のことを指します。

この「原状」がどこまでの状況を指すのかは解釈が分かれるところで、退去に伴うトラブルは後を絶ちません。ここでは、一般的な居住用物件と事業用物件の違いを中心に解説します。

居住用物件の原状回復は「経年劣化」と「通常摩耗」は含まない

居住用物件については、借主の原状回復の責任範囲は「借主の責任で生じた損傷」部分についてのみ発生すると解釈されるのが一般的です。

そもそも賃貸物件は建物である以上、時間の経過と共に劣化するのが通常です(経年劣化)。また、壁紙やカーペット、元々備え付けの空調や給湯器といった設備も通常の使用の中でも劣化していく(通常摩耗)のは当然のことです。

こういった普通に居住していてもある程度当然に発生するそうな劣化部分についても借主に原状回復の負担を負わせるのは不公平だと考えられています。

2020年4月に指定された改正民法の621条には賃借人の原状回復義務については以下のような記載がされています。

「賃借人は賃借物を受け取った後にこれに生じた損傷(通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年変化を除く。以下この条において同じ)がある場合において、賃貸借契約が終了したときは、その損傷を原状に復する義務を負う。ただし、その損傷が賃借人の責めに帰することができない事由によるものであるときは、この限りでない。」

この条文通りに考えると原状回復の義務は「賃借人の責めに帰することができない事由によるもの」つまり、簡単に言うと「借主のせいではない損傷部分」については除外されると解釈できます。

さらに具体的な基準について明記されているのは国土交通省が発行する『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』で、

「賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損(以下「損耗等」という。)を復旧すること」

とされています。

つまり、借主は故意(わざと起こした損傷)、過失(不注意で起こした損傷)、善管注意義務違反(通常の想定を超えた使用を行った結果生じた損傷)によって生じた損壊のみについて原状回復義務を負うとされています。

例えば、具体的には

・故意:強度の高い両面テープを壁に貼り付けたことによる壁紙の損傷
・過失:タバコの不始末により生じた壁や床の焦げ
・善管注意義務違反:長期にわたり掃除を怠ったことによるハウスクリーニングが必要なカビの発生

などが挙げられます。

事業用物件(オフィス・店舗)では借主の原状負担の範囲が大きい

上記の居住用物件についての慣例は比較的借主に有利なものと言えます。確かに経年劣化や通常使用における損傷は理屈の上では物件のオーナーが負うことも当然とも考えられます。

一方、オーナーは借主に物件を貸している間、家賃収入を得られる代わりに所有している物件を好きに使うことができないため、当該部分について利用していた借主の側に一定の修繕の義務を負わせるべきという考え方もあります。

しかし、賃貸契約は基本的には物件を持っている貸主の方が賃料を払って入居する借主よりも立場が強いという考えが原則となっており、どちらかというと借主に有利なように法律が制定されています。

しかしそれはあくまで居住用の物件に関してであり、オフィスや店舗など事業用の物件においてはその原則は適用されません。事業用物件においては、特段に契約書に定めがない限り賃貸していた専有部分に関しては故意、過失、善管注意義務違反にとどまらず経年劣化や通常摩耗についても借主側に原状回復義務が発生するものと考えられるのが通常です。

自宅兼事務所のSOHO物件の原状回復義務は規約により異なる

居住用の物件の場合は、借主は原則として「故意・過失・善管注意義務違反」の部分についてのみ原状回復義務を負い、オフィス物件の場合はそれにとどまらず経年劣化・通常摩耗についても借主負担とされるのが通常です。

ここで扱いが難しくなるのが住居と事業所を兼ねるSOHO物件に関してです。近年、SOHOという働き方も一般的になる中でSOHO利用を想定して運用されている物件だけでなく、従来居住用として運用されていた物件が自宅兼事務所としてのSOHO利用も認めるといったケースも増えてきています。

結論としては、自宅兼事務所のSOHO物件を「居住用物件」寄りに見て借主に有利に扱うか「事業用物件」とみなして貸主に有利に扱うかは契約書次第です。

傾向としては居住用の物件の側面が強く、「事務所利用も可能」なケースでは住居寄り、「居住可能な事務所」という側面が強い場合は事業所寄りの考え方がされがちですが、両者に明確な違いはないため、より慎重な契約の確認が求められます。

オフィスで求められる原状回復の具体的な内容

オフィス物件を退去する際は経年劣化や通常摩耗も込みで原状回復の義務を負うのが一般的ですが、具体的にどのような項目について発生する可能性があるのかを解説します。

什器

オフィスで使用している什器の撤去、デスク、椅子、備え付けでない家具や、看板などの什器を撤去することは当然に求められます。移転先のオフィスで利用する場合は引っ越し業者に依頼して移動させ、不要なものは廃棄業者に依頼して廃棄・リサイクルします。

配線

電話線、インターネット回線や電源などの配線についても全て撤去し、元の状態に戻すことが求められるのは当然のこと、そういった配線敷設のために行った特別な施工がある場合は対象の部分も原状回復の範囲とされるのが基本であるため、注意が必要です。

パーテーション

オフィスは入居時のレイアウトにパーテーションなどの間仕切りを加えることで簡易に、もしくは完全に空間を区切ることが可能です。そのように増設した部分については完全に撤去することが求められます。

床材(タイルカーペットなど)

タイルカーペットなど床材を新たに施工している場合、それらも取り外して元の状態に戻すのが原則です。とりわけ、床をOAフロアにするなどの施工を加えている場合床の原状回復工事は高額になりがちです。

天井ボード

天井を覆っている天井ボードについても劣化の度合いによっては張り替えや再塗装などの原状回復義務を負う可能性があります。なお、天井に関しては天井パネルを外す「スケルトン」の工事を行っていた場合、原状回復の予算が追加される可能性が高いです。

壁紙・クロス

壁紙やクロスについては張り替えが必要であるかどうか、入居者側で特別な施工を行ったかや劣化具合、契約の内容によっても異なります。

基本的には張り替えが必要な程度に劣化していれば借主に原状回復義務が生じますが、見た目には劣化がわからない状態において請求対象となるトラブルになるケースも多い部分です。

原状回復にかかる予算は?

原状回復にかかる予算は100坪程度までの小~中規模のオフィスについては1坪あたり3~5万円、100坪以上の大規模なオフィスについては1坪あたり5万円~10万円以上になるケースも、とりわけグレードの高い高層オフィスの場合は坪単価が20万円にものぼるケースもあります。

一般的には、オフィスの面積が広くなればなるほどに坪単価も上がっていく傾向にありますが、オフィスの広さだけでなく、築年数や地域によっても大きく左右されます。

また、例えば天井のパネルを外して開放感を出す「スケルトン」の工事や、元々普通の床の上に支柱などを敷いて新しいフロアパネルを設置し、その中に配線を埋め込むような「OAフロア」の工事などを行っている場合、原状回復にも多額の費用が発生する可能性があるため、注意が必要です。

原状回復に関して業者の選定を入居者側の任意で行える場合は業者によっても予算が大きく異なるケースもあるので、スケジュールに余裕を持って相見積を取ることも大切です。

原状回復に必要な手続きとスケジュール

原状回復工事にかかる工期はケースバイケースですが3週間~1.5ヵ月程度です。しかし、そもそも工事に着手するまでにも工数がかかることもあり、実際には6ヵ月程度前から原状回復工事のことを考慮しながら動く必要が出てきます。

具体的には、以下のようなスケジュールで動くような形が望ましいとされています。スケジュールに狂いが生じ、原状回復工事が遅れた場合、追加での賃料発生や違約金などの原因にもなるため、余裕をもったスケジュールで動くことが求められます。

【6ヵ月前】契約における責任範囲や、業者の選定の可否を確認する

オフィスの解約・退去に際しては通常「6ヵ月前」に解約申し込みをするのが一般的です。入居者による施工などの裁量が大きい分、原状回復工事にも時間がかかることが想定されることや、次のテナント入居者を募集するまでに居住用の物件と比較すると時間がかかるケースも多いことからこのようなスケジュールの設定が求められています。

この段階で改めて契約の内容見直し、どういった部分について原状回復義務を負うかについても確認します。また、原状回復工事は貸主が指定する業者にて行うのが一般的ですがこの点についても契約の内容を確認する必要があります。

【2~5ヵ月前】工期・予算などの確認を行い、原状回復工事業者を選定する

原状回復工事の業者が貸主指定ではなく任意の場合借主自らが工事業者を選定する必要があります。

この時選定する業者によって原状回復費用は大きく変わってくる可能性があるため、相見積もりを取り、工期や予算を含めて最適な業者を選定することが求められます。

【1.5~退去日】原状回復工事を完了させ、物件の明け渡しを行う

一般的には1ヵ月程度、面積が広い場合や特殊な施工をしており時間を要する場合はもう少し期間に余裕を持ち、原状回復工事に着手します。

退去日当日までに全ての什器・配線・機材などを撤去し、次の入居者がすぐに入居できるよう原状回復を完了させ、引き渡しを行えば原状回復工事は完了です。

原状回復で起こりがちなトラブルと回避方法

オフィスの原状回復にあたっては契約書の取り決めによって左右されるケースが多く、オフィス契約の中においてもトラブルが起こりやすい分野の一つです。

ありがちなトラブルについて、まとめるとともに、その回避方法についても簡単にお伝えします。

オーナー指定業者からの見積が高すぎる

施工業者については契約書に記載があればオーナー指定の業者となるのが基本です。この業者から出てくる見積は一般的には相場よりも高めに出てくるケースが多いですが(特に、オーナーが大手の不動産会社などの場合、施工業者も関連の大手企業になるケースが多いです。)これが相場よりもあまりにも高額な請求となるケースがあります。

こういったケースを避けるためにも、事前に業者がオーナーにより指定されている場合、その指定業者の相場や評判などを確認すると同時に、指定業者以外とも相見積を取るよう交渉していく姿勢などが求められます。

契約にない部分(共有部分など)の原状回復まで要求される

オフィス利用の賃貸契約においては原状回復の範囲が明記されているケースが大半ですが、中には契約にない範囲の原状回復にまで費用を請求されるケースがあり、トラブルになることがあります。

とりわけ、専有部分(オフィスとして契約していた部分)に関しては契約の範囲が決まっている場合はズレが生じる可能性は低いですが、共有部分(廊下、トイレ、エレベーターなど)について退去時に費用が請求され、トラブルになるケースがあります。

一般的には共有部分の修理費用については別途修繕積立がなされており、入居者が明らかに故意・過失・善管注意義務違反などで損壊させたケースを除いては借主負担とならないのが基本ですが、この点についても見積の請求項目として記載されていないか確認しておくのが安全です。

契約時に精査できるのが理想ですが、既存の物件については少なくとも退去を検討している段階で改めて責任範囲を見直し、不当な請求がないかを確認しておくことも重要です。

居抜き物件であれば、原状回復のコストを大幅にダウンできる

原状回復は経年劣化や通常摩耗も含めて全て借主の負担で借りる前の状態まで回復することが原則ですが、折角手を加えたオフィスを全て元の状態に戻し、そこから次の入居者が新たに自社のオフィス環境を作るために一から工事を行うのも考えてみれば不合理と言えば不合理です。

そういった課題を解決する一つの方法として原状回復を行わず、既存のオフィス環境のまま次の入居者に引き渡す「居抜き物件」という方法が挙げられます。

店舗により構造を大きく変える必要のない飲食店や美容院などの物件においては従来比較的一般的な方法でしたが、近年はオフィスにおいても既存の環境を大きく残したまま、次の入居者が入居してそれを引き継ぐ「居抜き」の考え方も少しずつ浸透しています。

居抜き物件のメリットとしては

退去者(旧入居者):原状回復費用が大幅に抑えられる
新入居者:入居に際してオフィスの工事にかける費用が大幅に抑えられる
オーナー:退去から次の入居までがスムーズであるため、空白期間の機会損失が少ない

といった点が挙げられます。

しかし、物件をそのまま明け渡すことは建物や設備の劣化している部分を次の入居者に貸し出すにあたって精査しきれない部分もあり、オーナーにとってはリスクも大きいものであるとも言えます。

現状、居抜きでの退去を認めるかどうかはオーナー次第であることが大きく、元々の契約や交渉による部分が大きいとも言えます。

まとめ

オフィスの原状回復について、基本的な考え方やありがちなトラブル・回避方法についてまとめました。

原状回復はただでさえ借主にどうしても負担の大きい部分ですが、オーナー側との合意が十分に取れていないことを原因としトラブルになりやすい部分でもあります。

現行の契約についても早いうちに内容を確認し、問題となりうる不明点や曖昧な点は事前に確認、交渉を行うことがトラブル回避のポイントです。

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